Les exigences de conservation des dossiers des employés

Le revenu des services internes établit des règles pour retenir la documentation de l`emploi. Dans les employés ou les employeurs ont besoin de données historiques événement pour examiner les impôts payés au nom des employés ou pour les paiements ou Classement incorrect fiscaux manquants corriger, l`accès aux dossiers des employés est cruciale. IRS Publication 583 adresses de plusieurs exigences de tenue de dossiers, y compris les lignes directrices pour la conservation des dossiers dans le cas de rapprochement des paiements d`impôt. Les dossiers des employés contenant les paiements d`impôts doivent être conservés pendant quatre ans à compter de la date à laquelle les taxes sont payables ou effectivement payé. Publication 15 contient une liste exhaustive des dossiers d`emploi supplémentaires qui doivent également être conservés pendant quatre ans. Les exigences de rétention comprennent les salaires des employés, des conseils, des pensions et en rente contact employé INFORMATIONS- W-2 copies et retournées W-2 formes- et paiements versés aux employés pour les congés de maladie.

La Commission des Etats-Unis Equal Employment Opportunity (EEOC) applique les lois du travail et de l`emploi qui interdisent la discrimination fondée sur la race, la couleur, le sexe, l`origine nationale, la religion, l`information génétique et de l`invalidité. Une division de l`EEOC exige également certains employeurs de déposer un rapport annuel EEO-1 qui fournit des chiffres globaux pour les employés, triées par race, catégorie d`emploi et le sexe. Le rapport EEO-1 est basé sur les registres de recensement des employés et les formulaires EEO volontaires accomplies par les employés au cours du processus de sélection. En outre, il y a des cas où les employés déposent des plaintes formelles de pratiques de travail déloyales avec l`EEOC. Aux fins de la conservation des preuves relatives à la demande de l`employé, les lignes directrices de l`EEOC obligent les employeurs à maintenir les dossiers d`emploi pour la durée de la plainte en cours ou contentieux. Dans des circonstances normales, toutefois, les employeurs sont tenus de conserver les dossiers d`emploi pendant un an à la date de création du dossier.

Le ministère du Travail, de salaires et Hour Division américaine applique la Fair Labor Standards Act (LSF), qui impose des montants fédéraux au salaire minimum, les dispositions relatives aux heures supplémentaires, le travail des enfants et les dossiers de classification des employés liés à exempter et de l`emploi nonexempt. L`emploi fiche de rétention varie selon le type et le contenu du dossier de l`employé. Dossiers concernant les renseignements des salaires en commençant par les salaires initiaux et et y compris les ajustements salariaux ultérieurs doivent être conservés pendant deux années- cependant, des exigences plus étendues applicables à un large éventail de dossiers d`employés. Les documents qui doivent être conservés pendant trois ans se composent de renseignements personnels des employés, les salaires, les primes, les déductions, le temps et les horaires de rémunération, et la profession ou catégorie d`emploi.

Les lois régissant le maintien de la sécurité, les blessures et les accidents mortels rapports au travail sont appliquées par la sécurité et la santé administration des Etats-Unis au travail (LSST). Les ressources humaines du personnel qui maintiennent les journaux OSHA sont chargés d`identifier tous les incidents qui ont trait à la sécurité des travailleurs. journaux OSHA doivent être précises et, en outre, doit être maintenue pendant une longue période de temps. Cinq ans à partir du moment de la blessure ou de l`incident, un spécialiste de la sécurité et des risques doit conserver les documents relatifs à provoquer, de l`étendue et de la résolution de la blessure ou de décès. Ces documents sont disponibles pour les inspecteurs de l`OSHA pour examiner à tout moment, étant donné un préavis raisonnable.