Exigences de conservation des documents d`état ou fédéraux

L`Internal Revenue Service exige que les personnes et les employeurs à conserver les dossiers d`impôts et les recettes de dépenses, ainsi que tous les documents taxe de dépôt dans le cas où l`IRS a besoin pour procéder à une vérification du contribuable. Pour une déclaration de revenus, le déposant doit conserver toutes les formes et les pièces justificatives pour une période de cinq ans à compter de la date de son dépôt, y compris les extensions. Si le contribuable a plus de 25 pour cent un déficit dans le revenu de déclaration, les documents doivent être conservés pendant huit ans. Si le contribuable engagé dans la fraude criminelle dans la déclaration des revenus imposables, les dossiers doivent être conservés indéfiniment. Les employeurs devraient conserver les dossiers de l`impôt sur la masse salariale pour au moins cinq ans.

La loi sur la réforme et de contrôle de l`immigration oblige les employeurs à recueillir et à conserver des dossiers prouvant un employé est légalement autorisé à travailler aux États-Unis. La documentation acceptable comprend un passeport américain, carte verte, carte de sécurité sociale ou certificat de naissance des Etats-Unis. Les employeurs doivent conserver des copies des documents requis pendant que l`employé travaille et pendant un an après qu`il termine l`emploi. Dans le cas d`un employé qui travaille moins de trois ans avec l`employeur, les dossiers doivent être conservés pendant trois ans à compter de la date d`embauche.

Règlement émis en vertu du titre VII de la Civil Rights Act de 1964 et les Americans with Disabilities Act obligent les employeurs à conserver tous les documents créés ou maintenus sur toute décision d`emploi pendant un an à la date de l`action. Si une plainte de discrimination est déposée dans ce délai d`un an, l`employeur doit conserver les documents jusqu`à ce que le litige a cessé. Ce règlement est applicable aux recrutements, les promotions, les licenciements, les licenciements, les transferts ou les demandes d`accommodement raisonnable.

Sociétés cotées en bourse sont assujettis à la Loi Sarbanes-Oxley de 2002, qui permet aux employés le droit de poursuivre un employeur de représailles si l`employé décrit une pratique comptable inappropriée aux autorités fédérales ou oppose de telles pratiques par l`employeur. Comme plusieurs lois de prescription applicables en vertu du présent litige, les employeurs doivent conserver tous les documents relatifs à un employé pendant au moins sept ans après la cessation d`emploi.