Combien de temps dois-je conserver des dossiers médicaux des employés?

La sécurité et administration de la santé vous oblige à conserver des dossiers médicaux sur un employé qui peut s`exposés à des substances toxiques sur le travail. LSST dit ces enregistrements doivent être conservés au dossier pendant tout le temps que l`employé travaille pour votre entreprise, plus de 30 ans après. Les exceptions à ce seront tous les dossiers médicaux que vous avez eues séparément de votre programmation médicale des dossiers sur les traitements de premiers soins qui ne nécessitent pas plus étendue au traitement médical et des fichiers sur les employés qui travaillent pour votre entreprise depuis moins d`un an. Un employé qui travaille pour vous moins d`un an, cependant, aura besoin de vous pour lui donner son dossier médical quand il quitte.

OSHA dit certains rapports liés à une exposition toxique possible d`un employé ne doivent pas toujours être conservés pendant 30 ans. Par exemple, un rapport de laboratoire qui détaille l`information environnementale sur les toxines doit seulement être conservés pendant un an. Seules les informations médicales pertinentes sur les employés exposés à une toxine doit être maintenu pour assurer l`intérim de 30 ans. En outre, toutes les informations sur l`identification des substances toxiques ne doit pas être tenu, autre que des documents identifiant le nom direct de la toxine elle-même.

Si vous sortez de l`entreprise, l`OSHA dit que tous les dossiers médicaux sur vos employés doivent être remis à la personne ou l`entité d`acheter votre entreprise. Dans le scénario de votre entreprise avec la fermeture ne prenant plus, contactez tous vos anciens employés de trois mois avant de fermer, et leur permettre d`accéder à leurs dossiers médicaux. En outre, vous devez transférer vos dossiers médicaux à l`Institut national pour la sécurité et la santé au travail. En option, par le même institut, vous pouvez écrire le directeur et lui dire par écrit que vous débarrasser des dossiers médicaux de trois mois avant de sortir de l`entreprise.

Dans un scénario différent, vous devez garder les dossiers médicaux passés sur vos employés à des fins fiscales. L`IRS dit que vous suffit de garder ces documents jusqu`à ce que le délai de prescription est écoulé --- ou une période de temps que l`IRS peut avoir besoin de réviser vos déclarations de revenus. Si l`IRS découvre que vous doivent des impôts supplémentaires, vous devez conserver les dossiers des employés pendant trois ans. Si vous ne déclarez pas certaines parties de votre revenu et elle dépasse 25 pour cent de votre revenu brut figurant sur votre déclaration de revenus, les dossiers des employés doivent être conservés pendant six ans. Pour ceux qui déposent plus tard pour demander un remboursement ou un crédit, les dossiers des employés doivent être conservés pendant trois ans, ou deux ans après que les taxes ont été payées. Ceux qui déposent des impôts réclamant une perte de valeurs mobilières devront tenir des registres pendant sept ans.

L`IRS indique que vous pouvez avoir besoin de garder les dossiers médicaux dans le dossier plus des circonstances au-delà de taxes. Parfois, les compagnies d`assurance et les créanciers vous obligera à garder ces documents beaucoup plus longtemps. Contactez votre compagnie d`assurance ou votre créancier, si possible, pour voir ce dont ils ont besoin.