Les lois relatives à l`accès aux dossiers des employés

fichiers d`emploi - appelés parfois que le dossier personnel de l`employé - contenir des documents tels que l`application de l`employé initial pour l`emploi, les informations de contact d`urgence, les formulaires d`admissibilité de l`emploi, les évaluations du rendement, les dossiers disciplinaires et d`assiduité et superviseur et gestionnaire des notes sur la performance, la formation et les actions en matière d`emploi . Exemples d`actions en matière d`emploi sont les promotions et les licenciements. Dans certains cas, le département des ressources humaines maintient un dossier officiel de l`emploi, et le superviseur ou le gestionnaire de l`employé conserve un dossier du ministère. Bien que les deux fichiers doivent contenir des informations pertinentes, les contenus peuvent différer légèrement. Par exemple, un dossier du ministère ne peut pas contenir des copies de tous les documents et la documentation d`un employé termine son premier jour au travail, tels que les accusés de réception politiques et formulaires W-2.

Les employés actuels demandent de revoir leurs fichiers pour assurer le service des ressources humaines maintient des registres précis concernant leur emploi. Si l`entreprise effectue des évaluations de rendement annuelles, des copies des formulaires d`évaluation pour chaque année, le salarié a été employé devrait être dans le dossier personnel. De même, les registres de présence devraient refléter les absences des employés, que ce soit pour cause de maladie, de vacances ou des congés. Les anciens employés demandent souvent des fichiers pour obtenir des copies des documents qu`ils peuvent utiliser dans leur recherche d`un emploi futur. Par exemple, si le dossier d`un ancien employé contient des enregistrements portant sur le rendement et les réalisations, cette information peut être utile pour la reconstruction d`un curriculum vitae ou la préparation d`une liste de tâches à partager au cours des entrevues avec des employeurs potentiels. Les anciens employés peuvent également demander des copies de leur dossier d`emploi à utiliser dans le dépôt d`une plainte contre un employeur.

De nombreux employeurs ont des politiques en milieu de travail concernant la libération des dossiers des employés. les politiques en milieu de travail varient selon les types de documents disponibles pour l`inspection et la copie employé, et certaines entreprises désignent heures chômés comme la seule fois au cours de laquelle les employés peuvent examiner les dossiers du personnel. Les employeurs qui ont des politiques à ce sujet consacrent généralement une section dans le manuel de l`employé sur la façon d`accéder aux dossiers. Une politique bien écrit décrit les étapes nécessaires pour examiner les dossiers, quels types de dossiers employés ont accès, lorsque les employés peuvent consulter leurs dossiers et les frais de photocopie des documents contenus dans le dossier personnel de l`employé.

Selon la loi fédérale, les employeurs du secteur privé ne doivent pas fournir des copies des dossiers d`emploi aux employés actuels ou anciens. La décision de libérer des fichiers est basée sur la politique de l`entreprise et, dans certains cas, le droit de l`État régissant l`accès aux dossiers du personnel. De nombreux employeurs voient l`avantage de se conformer aux demandes des employés, cependant. Refuser l`accès à des fichiers de l`emploi ne peut soulever des questions que l`employeur peut ne pas vouloir répondre. Si les employeurs maintiennent des dossiers personnels qui contiennent des informations précises qui a été publié précédemment aux employés, il devrait y avoir aucun doute quant à savoir si l`information peut être libérée après que l`employé quitte l`entreprise. En toute bonne foi, de nombreux employeurs offrent l`accès des employés aux dossiers du personnel. Cette pratique fait preuve de transparence sur les politiques et les dossiers d`emploi.

Les lois d`accès à l`accès des employés fédéraux aux dossiers d`emploi font partie de la Loi sur la protection fédérale de 1974- le Bureau américain de la gestion du personnel est l`organisme généralement responsable de dossiers des employés du personnel fédéral. Les États individuels traitent les demandes des employés pour l`accès aux dossiers du personnel.

Certains États ont des lois qui permettent l`accès des employés aux dossiers du personnel. D`autres Etats sont silencieux si les employés actuels et anciens peuvent examiner ou de matériaux de personnel de photocopie. Dans la plupart des cas, les employés - actuel ou ancien - qui ont été impliqués dans les enquêtes en milieu de travail ne peuvent pas voir les enregistrements relatifs aux enquêtes. Ces documents ne devraient pas être conservés dans le dossier d`emploi de toute façon. Ils doivent rester sous la garde du département des ressources humaines et que le personnel des ressources humaines responsable de l`enquête devraient avoir accès aux documents d`enquête.

États qui ont des lois sur l`accès des employés aux dossiers du personnel peut obliger les employés à soumettre une demande écrite, et certaines lois permettent aux employeurs de limiter l`accès à certains matériaux. La loi californienne, par exemple, oblige les employeurs à permettre l`accès des employés actuels et anciens à leurs dossiers dans les 21 jours suivant la réception d`une demande de l`employé. Les employeurs qui ne respectent pas la loi californienne de l`Etat sur cette question sont soumis à des pénalités, des amendes et des jugements de costume civil pour refuser l`accès aux dossiers des employés. Missouri, d`autre part, n`a pas de loi de l`État qui impose l`accès au dossier personnel de l`employé.