Comment organiser les dossiers des employés

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Choses que vous devez

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Bien que les employés peuvent aller et venir, le dossier d`un employé est souvent conservé pendant plusieurs années, même après qu`elle a quitté. Puisque les dossiers des employés peuvent contenir des informations sensibles sur les évaluations de travail ainsi que des informations de salaire, il est essentiel de conserver les fichiers organisés en cas d`une question sur l`histoire du travail de l`employé ne vient jamais en place. Le système que vous créez pour organiser les fichiers des employés devrait être assez simple à utiliser, de sorte que vous et vos gestionnaires pouvez accéder aux informations dont ils ont besoin rapidement et efficacement.

Choses que vous devez

Dossiers de fichiers
Étiquettes

Cabinet du fichier
Bacs de rangement

Utilisez des dossiers de fichiers ou des liants pour stocker les informations de l`employé. Considérez les dossiers de fichiers avec de multiples sections de diviser les documents en sections, telles que les applications, les informations fiscales, les évaluations et la formation.
Placez une étiquette avec le nom et le département de l`employé à l`extérieur du dossier de fichiers.
Mettez tous les documents pertinents dans les fichiers qui se rapportent aux employés. Puisque les employés peuvent demander une visite de leur dossier, cependant, ne permettent pas aux gestionnaires d`inclure des notes personnelles sur les employés dans leur dossier.
Trier les fichiers et les placer dans l`ordre alphabétique. Si vous avez une grande entreprise, vous pouvez trier davantage les par le service des employés travaillent.
les dossiers des employés de magasin dans une armoire ou le stockage de fichiers placard verrouillé. Utilisez des bacs de stockage qui permettent aux dossiers de fichiers de rester dans une position verticale si vous les stockez dans un placard pour permettre un accès facile si vous avez besoin de récupérer un.
Transférez les fichiers des employés qui ne fonctionnent plus avec la société vers un autre emplacement. Cela permet de garder les dossiers des employés actuels plus simple et organisé.

Conseils & Avertissements

Depuis les dossiers des employés pourraient un jour être produit en cour, garder des matériaux sensibles, tels que les dossiers médicaux, crédit et pénales, stockées dans un endroit séparé et non dans le fichier des employés.