Microsoft Access est le logiciel de base de données fourni avec la suite Microsoft Office. Les employeurs utilisent couramment accès pour garder les dossiers d`emploi, car il fournit une interface pointer-cliquer pour la gestion de la base de données. Pour garder une trace des dossiers de formation avec Access, créer une table pour le dossier de l`employé et un tableau distinct pour les codes de formation. Connectez-vous à la base de données et mettre à jour les dossiers de formation avec des formes d`accès chaque fois qu`un employé remplit un nouveau module de formation. Sauvegardez les dossiers des employés régulièrement pour veiller à ce que l`information ne soit pas perdu.
Lancez Microsoft Access. Cliquez "Démarrer," "Tous les programmes," "Microsoft Office Suite," "Accès."
Créer une base de données des dossiers de formation. Clique le "Nouveau" icône de la barre d`outils. Cliquez "Base de données vide." Accédez à tout endroit et donner à la base de données un nom, puis cliquez sur "Créer."
Créez la table des employés. Cliquez "Objet," "Table," "Nouveau." Double-cliquez sur "Assistant de tableau." Suivez les instructions de l`assistant de table pour créer une table avec le nom "employé." Donnez la table les champs suivants:
"employee_key, EMPLOYEE_NAME, training_keys" où le employee_key est un entier, le EMPLOYEE_NAME est de 40 caractères et les training_keys sont du texte.
Les touches de formation seront une série d`entiers, mais l`étiquetant texte fournira chambre presque illimitée pour les clés de formation multiples. Si les dossiers de formation ne sont que des niveaux, par exemple, les employés ont des niveaux de formation 1 à 5, la clé de la formation peut être un nombre entier.
Créez la table de formation. Cliquez "Objet," "Table," "Nouveau." Double-cliquez sur "Assistant de tableau." Suivez les instructions de l`assistant de table pour créer une table avec le nom "entraînement."
Donnez la table les champs suivants:
"training_key," "training_name," "training_summary" où training_key est un entier, training_name est de 40 caractères et training_summary est un texte.
Créer un formulaire pour ajouter des employés à la table des employés. Cliquez "Objets," "Formes," "Nouveau." L`assistant de forme va lancer. Donnez un nom au formulaire, par exemple, "ajouter des employés." Suivez les instructions de l`assistant. Lorsque l`assistant vous invite à une table, sélectionnez la "employé" table. Laissez la forme sélectionner automatiquement "employee_key." Utilisez l`assistant pour créer des champs de formulaire pour le nom et la formation des employés. Cette méthode vous permet d`entrer les dossiers de formation des employés lorsque vous ajoutez d`abord l`employé à la base de données.
Créer un formulaire pour ajouter des formations à la table de formation. Cliquez "Objets," "Formes," "Nouveau." L`assistant de forme va lancer. Donnez un nom au formulaire, par exemple, "ajouter la formation." Suivez les instructions données par l`assistant. Lorsque l`assistant vous invite à une table, sélectionnez la "entraînement" table. Laissez la forme sélectionner automatiquement "training_key." Utilisez l`assistant pour créer des champs de formulaire pour le training_name et training_summary.
Créer un formulaire pour ajouter des formations à l`enregistrement de l`employé. Cliquez "Objets," "Formes," "Nouveau." L`assistant de forme va lancer. Donnez un nom au formulaire, par exemple, "ajouter la formation." Suivez les instructions de l`assistant. Lorsque l`assistant vous invite à une table, sélectionnez la "entraînement" table et le "emploi" table. Utilisez l`assistant pour créer un champ de formulaire pour modifier les training_keys dans le tableau de l`emploi, mais seulement permettre aux clés qui sont représentés dans le tableau de formation.
Enregistrer tous les paramètres de base de données. Cliquez "Fichier," "Sauvegarder."
