Affaires politiques de conservation des documents

Une politique de conservation des documents pour une entreprise doit appliquer à chaque division ou département, en particulier lorsque les documents individuels se déplacent d`une région de l`entreprise à l`autre avant d`être prêt pour l`archivage. Le centre d`une politique de conservation des documents est un calendrier de conservation, qui est une liste des types de documents et le nombre de mois ou d`années, l`entreprise doit les garder. Dans certains cas, une politique de rétention de document précise également les procédures pour la sauvegarde des documents qui contiennent des informations sensibles, ainsi que des règlements pour la destruction de documents à la fin de leur durée de conservation.

Toute personne qui manipule des documents au sein d`une entreprise a besoin de comprendre la politique de conservation des documents. Les entreprises peuvent couvrir la rétention de document pendant l`orientation des nouveaux employés ou en l`incluant dans un manuel de l`employé. professionnels administratifs qui supervisent la tenue des dossiers doit se familiariser avec les calendriers de conservation, ainsi que qui de consulter des précisions sur les documents qui ne semblent pas entrer dans une catégorie de calendrier de conservation. Au fil du temps, les lois peuvent rendre nécessaire pour une entreprise en vue de modifier sa politique de conservation des documents, ce qui exige des chefs d`entreprise pour informer tout le monde qui l`utilise du changement.

Une grande partie d`une politique de conservation des documents est destiné à se conformer aux lois fédérales et d`état. Cela comprend des dispositions telles que la tenue des documents fiscaux pour des périodes de temps prolongées dans le cas d`une vérification, ou de conserver les relevés de notes et des informations d`aide financière à un collège ou une université. En raison des questions juridiques en cause, les entreprises ont besoin de consulter les avocats ou en interne des experts juridiques lors de l`élaboration d`une politique de conservation des documents.

Outre la manipulation des exigences légales, les politiques de conservation des documents permettent également aux entreprises de maintenir les bases de données d`archives pour un usage interne et les relations communautaires. Les documents importants relatifs à de nouveaux produits ou de transactions commerciales peuvent avoir une valeur publique à l`avenir, même si elles ne tombent pas dans une catégorie protégée par la loi pour la rétention. Les entreprises impliquées dans la production culturelle ou artistique peuvent conserver les archives de travail des employés pour la postérité. bibliothécaires Archives et historiens du personnel aident les entreprises catalogue, à préserver et à rappeler leurs documents.