Selon les États-Unis National Archives and Records Administration l`organisme fédéral qui supervise tous les documents fédéraux, la gestion des documents traite du cycle de vie des documents, qui est la période durant laquelle les documents sont sous la garde d`une organisation. Le cycle de vie se compose de la création, l`utilisation et la disposition. L`évaluation d`un manuel des politiques et procédures de gestion des documents consiste à vérifier qu`il contient des politiques pour le dépôt et la tenue de registres, la disposition des documents et un plan de reprise après sinistre.
Évaluer la section d`introduction du manuel. Il faut parler de bonnes pratiques de tenue des dossiers. Selon le site Environmental Protection Agency, ces pratiques comprennent le dépôt seulement ce que vous avez besoin et de le faire de manière cohérente dans une manière qui facilite l`accès et la disposition.
Évaluer la section du manuel traitant la réalisation d`un inventaire. Réalisation d`un inventaire comprend l`inspection et l`enregistrement des informations essentielles sur le papier et les documents électroniques et les fichiers et en identifiant matériel en double. L`inventaire doit contenir les noms et les types des dossiers qui doivent être conservés, date de création, support de stockage et de l`emplacement et les détails sur les enregistrements qui ont été détruits.
Revoir les politiques et les procédures de tenue des dossiers et des systèmes de classement. Le manuel doit préciser comment déterminer quels enregistrements sont les plus importants. Il convient également de préciser les détails logistiques où et comment ces documents doivent être conservés. Un système de bonne tenue des livres devrait vous permettre d`identifier et de récupérer les dossiers rapidement. Veiller à ce que les politiques et les instructions relatives à l`étiquetage et les fichiers de codage de couleur, boîtes de rangement, CD-ROM et autres supports de stockage sont écrits clairement. Détails des enregistrements stockés hors site ou dans une zone de stockage séparée doivent être maintenus et mis à jour. Évaluer la politique de recrutement et de formation pour les employés qui sont en charge de la gestion des dossiers.
Examiner comment les politiques et les procédures intègrent la technologie de l`information. Cet examen ne concerne pas seulement à la gestion des documents électroniques, mais aussi à l`utilisation de l`informatique dans le processus de gestion des documents lui-même. Par exemple, le balayage optique et la technologie de microfilms peuvent éliminer le besoin d`espace de stockage pour des piles de boîtes remplies de papier. Un programme d`application de logiciel de base de données simple, tel que Microsoft Excel, peut aider les entreprises à suivre les dossiers de la création à disposition.
Vérifiez les politiques de disposition. Les organisations disposent régulièrement de vieux disques, mais les procédures sont nécessaires pour veiller à ce que les documents vitaux ne sont pas jetés ou déchiquetés accidentellement. Les formulaires doivent être utilisés pour enregistrer le titre des documents étant disposé, la date de cession et le nom et la signature de la personne qui autorise la disposition.
Vérifier les procédures de reprise après sinistre. Le manuel doit contenir une section sur les procédures de recouvrement en cas de dommages accidentels, de vol, d`incendie ou de catastrophe naturelle. Par exemple, les procédures de reprise après sinistre pourraient inclure la conservation des copies numérisées de papier optiquement vital et des documents électroniques dans un endroit séparé.
Conseils & Avertissements
- Selon les Archives nationales américaines, les avantages de la gestion des dossiers incluent la disponibilité en temps opportun de l`information, la prestation de services cohérente et équitable, la planification de la continuité des activités en cas d`accidents ou de catastrophes naturelles, la conservation des documents pour les audits, la protection contre l`accès non autorisé et de soutien aux litiges.
