L`idée est de convaincre les fabricants et les producteurs que les procédures standard pour les processus de l`entreprise bénéficient les particuliers et les consommateurs. Selon l`ISO, l`Organisation internationale de normalisation qui développe et imprime des normes mondiales, il est un objectif partagé par 163 pays qui ont adopté ces normes jusqu`à présent. En fin de compte, dit l`ISO, il est le consommateur qui en bénéficie, puisque les lignes directrices internationalement reconnues pour la fabrication de produits et de la production alimentaire rend les sociétés plus conscientes de leurs responsabilités sociales.
Commencez la procédure en se référant à la norme ISO qui le recouvre. Par exemple, une nouvelle procédure de gestion des documents doit faire référence à la norme ISO 9001, qui porte sur le document de contrôle.
Expliquer le but et les exigences de la norme. Par exemple, l`état que la norme ISO 9001 exige des procédures uniformes pour le contrôle des documents. Fournir une liste numérotée des stratégies de gestion des documents mieux. Par exemple, une stratégie pourrait être que les employés identifient lorsque les documents doivent être changés, qu`ils enregistrent ces changements sur les formulaires standard, et que les changements proposés sont examinés et approuvés par la direction.
Discuter des procédures actuelles déclarées par la plupart des entreprises. Par exemple, le personnel de l`ISO pourrait examiner les réponses aux enquêtes dans lesquelles les entreprises déclarent des pratiques normalisées pour le contrôle des documents. Une société pourrait envisager fichier cabinet de son directeur des ressources humaines plein de papiers en vrac pour être un système de contrôle des documents.
Expliquer les avantages pour l`amélioration des systèmes actuels. Par exemple, dire que le passage à un système de contrôle des documents sur ordinateur signifie documents sont moins susceptibles de se perdre ou ruiné.
Donner à la nouvelle procédure, un nom assez spécifique afin que les lecteurs puissent comprendre rapidement son but. Par exemple, le nom "électronique basée système de contrôle des documents" exprime l`idée que les documents seront désormais stockées électroniquement.
Utilisez un sous-section intitulée séparément pour expliquer l`importance de la nouvelle procédure. Par exemple, sous le sous-titre «Importance d`Electronic-Based Systems document de contrôle", inclure un ou deux paragraphes dans le forum Le but de la norme ISO. La procédure pourrait dire que "ISO 19999-1: 2009 exige des fabricants d`équipements bio-pharmaceutiques pour créer, stocker et gérer des versions électroniques de tous les documents de papier."
Créer une autre sous-section intitulée séparément pour discuter de principes fondamentaux de la procédure. Par exemple, sous les sous-titre "Fondements de systèmes de contrôle électronique de documents à base», expliquent les mesures prises pour mettre en place des systèmes de documents à base électronique. Ecrire un autre paragraphe identifier les résultats spécifiques des nouveaux systèmes. Par exemple, un résultat peut-être que les documents informatiques sont plus faciles à envoyer à des organismes de réglementation lorsque les rapports les fichiers de l`entreprise par voie électronique.
Définir les termes utilisés dans la procédure. Fournir des exemples après chaque définition. Par exemple, définir le «document authentique» et la liste de ses caractéristiques. La liste peut spécifier que «authentique» fait référence à des documents qui contiennent des informations précises, ont été créés par l`employé désigné et ont été soumis à temps.
Terminez la procédure avec une section de références. Identifier les sections pertinentes du manuel de contrôle de la qualité de l`entreprise qui se rapportent à la procédure. Expliquez brièvement comment la nouvelle procédure soutient les initiatives de l`entreprise.
