En mettant à jour, l`enregistrement, le stockage et le partage de documents, les employés travaillant sur un projet peuvent accéder aux dernières informations. Gestion de la documentation est également essentielle pour assurer que les membres de l`équipe de projet ne sont pas double emploi avec le travail, de sorte que les projets se complétés plus rapidement et efficacement.
Établir un format de fichier de noms de date estampillée. Sur les projets occupés documentation est mis à jour quotidiennement et la documentation peut être perdue si non nommé bon, en établissant une date estampillée nom de fichier de sauvegarde membres de l`équipe de format peut trouver la dernière documentation du projet. Le format utiliserait l`année, le mois et le jour le document a été enregistré en dernier: "filename-YYYYMMDD.ext". Un exemple d`un document avec une dernière date d`économiser du 19 Juin 2010 aurait être enregistré comme "filename-20100619.ext". Si les documents sont éditées et enregistrées plusieurs fois par jour, ajouter un horodatage au fichier extension- selon Fossil-scm.org, l`horodatage peut être ajouté à l`horodateur comme suit: AAAAMMJJ-HHMMSS- HH pour l`heure, MM pour la minute et SS pour la seconde.
Enregistrer des documents dans les mêmes emplacements de dossier. Enregistrement des documents dans le même dossier avec un format d`enregistrement de fichier permettra aux membres de l`équipe afin de recueillir les derniers documents à éditer ou à l`examen.
Avoir un document de mise à jour de la personne. Si les membres de l`équipe ne sont pas en mesure de suivre correctement le format de fichier de sauvegarde ou perdent constamment des mises à jour de documents, ayant la documentation de mise à jour d`une personne peut résoudre ce problème. Le processus serait pour toutes les mises à jour de documents à passer par un individu désigné qui rassemblerait et mettre à jour tous les documents pour les membres de l`équipe à revoir.
Organiser la documentation par les phases du projet. Les projets qui exécutent pendant une période prolongée de temps avoir plusieurs phases, donc l`organisation de la documentation pour correspondre les phases du projet est une méthode de gestion efficace des documents.
Organiser la documentation par les exigences du projet. Les projets complexes ont des besoins importants, donc la gestion de la documentation en fonction des besoins du projet aideront à organiser la documentation du projet en fonction des besoins. Mettre en place au sein du projet dossier les différentes exigences du produit et placez vos pièces justificatives dans ces dossiers, et de trier les documents par le format d`enregistrement de fichier.
Utilisez un logiciel pour gérer les documents du projet. Gestion de la documentation manuelle peut être écrasante en raison de la quantité de documents à mettre à jour, les différentes conventions de nommage et des lieux. Utilisation d`un logiciel pour gérer la documentation du projet peut être plus facile que le logiciel va gérer les révisions, illustrent les mises à jour et assurer que la documentation ne soit pas mis à jour en même temps. Exemples de gestion de documents et de logiciels de collaboration sont Microsoft SharePoint pour la mi à grande Aconex entreprises- pour la construction et projets- d`ingénierie et de OpenDocMan pour la gestion documentaire gratuit.
Sauvegardez les documents régulièrement. Une partie de la gestion des documents est d`assurer que la documentation est sauvegardé régulièrement. La sauvegarde de vos documents assure que même si la documentation est perdue, il peut être récupéré.
documentation sécurisée avec différents niveaux d`accès. Une partie de la gestion des documents est la sécurisation des documents de divers utilisateurs en fournissant des niveaux d`accès à lire, écrire, supprimer ou les trois. Ce niveau d`accès peut être établi dans le document en enregistrant le document en lecture, lire et écrire. Cette fonction de sauvegarde est effectuée en utilisant la fonction "Enregistrer sous" dans le document.
