Si vous vous trouvez passer des heures à la recherche d`un certain document ou un fichier, il peut être temps de revoir le système d`organisation de votre bureau. Si vous avez beaucoup de fichiers et dossiers, il peut prendre un certain temps pour passer et organiser tous. Cependant, à la fin il sera bien la peine, parce que vous saurez exactement où trouver tout. Si vous vous sentez dépassé la lutte contre le bureau entier à la fois, essayez de passer par une seule zone par jour jusqu`à ce que vous avez terminé.
Choses que vous devez
- Boîte de réception / boîte d`envoi
- Fichiers
- dossiers
- Étiquettes
- armoire / boîte de dépôt de dépôt
Placez une boîte de réception et à la déconnexion sur un coin de votre bureau. Gardez toutes les factures sortantes, avis et autres articles à être envoyés ou distribués dans la boîte d`envoi. Expédition ces articles quotidiennement. Placez les fichiers entrants, des documents et du courrier dans la boîte de réception. En outre, agir tous les jours sur ou déposer ces articles- ainsi, ils ne deviendront pas le désordre.
Créer des catégories pour vos fichiers et dossiers. Ceux-ci varient, en fonction de votre type d`entreprise. Certaines catégories peuvent avoir des étiquettes évidentes, comme les clients, les informations fiscales, les fournisseurs et les projets à venir. Focus sur la classification de tous vos documents dans ces grandes catégories.
Brisez les grandes catégories en plus petites sous-catégories, le cas échéant. Par exemple, si votre entreprise a des clients, créer un dossier pour chaque client. Si les documents d`un client sont trop nombreux pour tenir dans un seul dossier, briser cette catégorie encore plus loin. Séparer le dossier du client dans des dossiers différents pour différents types de documents.
Etiqueter tous vos fichiers. CNN Money recommande des fichiers d`étiquetage selon la façon dont vous allez probablement chercher pour eux. Par exemple, plutôt que d`étiqueter un fichier obscur "Form 27G-28A," étiqueter "Factures" ou une catégorie similaire applicable. Cela facilite trouver rapidement les documents.
Placez tous vos documents dans un dépôt cabinet, boîte de dépôt ou récipient similaire. Si vous avez de nombreux fichiers, garder ceux que vous utilisez le plus souvent à côté de votre bureau. Si vous manquez d`espace de bureau, conserver les fichiers que vous ne pouvez utiliser une fois par an dans un compartiment de stockage de placard séparé ou dans toute autre pièce.
Gardez une pile séparée des documents désignés pour les déchets que vous triez vos fichiers. déchiquetage en temps opportun des documents anciens et pertinents est la clé pour maintenir un bureau organisé. Si vous ne savez pas si vous pouvez disposer d`un document, désigner un dossier pour une éventuelle poubelle et conserver le document déposé il jusqu`à ce que vous pouvez déchiqueter.
