Les systèmes et procédures sont essentielles à la bonne marche d`une entreprise. Selon Michael Gerber, business consultant et auteur du meilleur guide d`affaires de vente "Le E-Myth," systèmes axée sur les entreprises de gagner du temps, parce que moins de stress et de faire plus d`argent que les entreprises conduites par le mot et les instructions du propriétaire. Création de procédures de bureau est un exercice de logique et d`organisation, mieux réalisée dans un ordre étape par étape.
Définir le champ d`application de la procédure, exactement ce que la procédure est destinée à accomplir. Soyez raisonnablement détaillé, mais pas encumberingly ainsi. Par exemple, vous avez besoin d`une procédure de traitement du courrier entrant qui est différente d`une procédure de traitement du courrier sortant. Vous n`avez pas besoin d`une procédure différente pour le courrier indésirable, les factures, les magazines et le courrier personnel. Ces sous-catégories peuvent être incorporés dans la même position générale.
Définir qui est responsable de faire en sorte que la procédure est terminée, y compris les délais ou les délais associés au processus. La personne responsable n`a pas à le faire personnellement, mais doit vérifier avec le délégué désigné pour assurer l`achèvement et inspecter la qualité. Cette définition est mieux attribué à un titre plutôt que d`une personne, même si vous savez qui va faire le travail en ce moment.
Liste des tâches individuelles inhérentes à ce processus. Mettez-les dans l`ordre chronologique.
Ecrire une description de chaque tâche, y compris des délais raisonnables, les outils nécessaires et les actions de base nécessaires. Inclure une "état d`achèvement"--ce la tâche ressemble quand il est fini. L`état d`achèvement est d`une importance vitale pour l`inspection de la performance des employés travail et note.
Notez les conséquences de ne pas accomplir une tâche dans le laps de temps donné. Cela comprend des mesures disciplinaires pour l`employé et un plan d`urgence pour des problèmes qui découlent de l`échec.
