De temps en temps, les travailleurs peuvent avoir besoin de se rafraîchir la mémoire sur la façon d`exécuter certaines tâches. De même, les nouveaux employés à une organisation veulent apprendre les ficelles aussi rapidement que possible sans avoir à garder les superviseurs interrompant ou collègues de travail avec d`innombrables questions. Un manuel de procédures de bureau accomplit ces deux objectifs tout en fournissant des protocoles et des attentes de performance qui peuvent être ultérieurement référencés dans les évaluations et la documentation des employés pour des actions disciplinaires écrites.
Identifier le but et la portée du manuel de bureau que vous souhaitez développer. Le contenu des manuels de bureau se situe généralement en deux catégories: (1) comment interagir avec les gens et (2) comment effectuer des tâches spécifiques, y compris le fonctionnement de l`équipement nécessaire pour créer, gérer et fournir des biens et services. manuels de bureau comportent souvent des organigrammes, des répertoires de ressources et des exemples de formulaires. La complexité d`un manuel de bureau est basé sur qui sont les utilisateurs cibles seront. Si, par exemple, le contenu se rapporte à la relation client et la façon de traiter les plaintes, il ne serait pas judicieux d`inclure des chapitres sur la façon dont un chariot élévateur fonctionne ou comment manipuler les matières dangereuses.
Décider de la présentation de format qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise. Bien que les manuels de bureau sont généralement considérés comme des lignes directrices imprimées sur papier et placés dans des classeurs à trois anneaux avec onglets sujet de division, la technologie a ouvert la porte à plus excitant - ainsi que plus économiques - les méthodes de diffusion de l`information. Considérons, par exemple, si un manuel de procédures en ligne serait plus facile et plus rapide pour les employés d`accéder aux informations en saisissant des mots-clés. Un format électronique pourrait également faciliter le processus de mise à jour et la révision du contenu ainsi que l`intégration de contenu vidéo et des démonstrations audio pour améliorer l`apprentissage.
Faites une liste de tous les sujets de chapitre que vous voulez que votre manuel pour répondre. Si, par exemple, vous décidez d`écrire des lignes directrices sur la façon d`utiliser diverses pièces d`équipement de bureau, vous identifier les sections individuelles pour les ordinateurs, les télécopieurs, les systèmes téléphoniques, microfiches, photocopieurs, systèmes d`enregistrement, les compteurs d`affranchissement et de dispositifs de collationnement. Décidez si vous allez écrire tout le contenu vous-même ou de céder le premier projet de chaque section pour les personnes qui connaissent bien le sujet.
Organiser les étapes procédurales des concepts les plus simples à ceux qui sont plus compliquées. Examiner si l`inclusion des photographies, des dessins, des tableaux ou d`autres graphiques viendra compléter la compréhension de l`utilisateur du matériau. Fournir un glossaire des acronymes et de la terminologie spécifique à la tâche. Lorsque cela est possible, fournir des exemples de la façon de remplir les ordres de réquisition, les demandes de remboursement de Voyage, les demandes de vacances, feuilles de temps, les reçus des clients et d`autres formulaires utilisés par la société.
Mettre en place un cadre de temps pour remplir chaque section du nouveau manuel. Si nécessaire, programmer un bloc de temps chaque jour pour la recherche, la rédaction, la révision et l`assemblage de contenu.
Avoir le contenu examiné par le personnel des RH et du personnel juridique avant la diffusion de veiller à ce que son langage est clair, épuré et conforme aux mandats et règlements provinciaux et fédéraux. Fournir à chaque destinataire du manuel avec une feuille signe-off indiquant leur accord pour lire les documents et de se conformer à ses directives.
Conseils & Avertissements
- Un manuel de bureau doit toujours être considéré comme un travail en cours et, par conséquent, être examiné sur une base continue afin d`assurer que le contenu est le reflet exact des procédures suivies et l`équipement utilisé pour effectuer ces tâches.
