Comment utiliser ms word pour faire un manuel d`utilisation

Styles de déterminer l`apparence de tout le texte, vous devez donc décider à l`avance ce que la taille, la couleur et le comportement que vous voulez pour les polices du mode d`emploi. Il est essentiel que vous faites cela avant de commencer à écrire, parce que si vous changez d`avis plus tard sur une police particulière, il vous suffit de changer le style une fois plutôt que des centaines de pages de texte. Il sera également vous aider à créer votre table des matières plus tard. Microsoft Word a intégré dans des styles pour certains des documents les plus courants, mais pour quelque chose d`aussi vaste comme un mode d`emploi, vous devez personnaliser vos propres styles.

Ouvrez l`onglet Accueil pour trouver les styles volet visible du ruban. droite, cliquez sur un style qui est semblable à celui que vous voulez créer, comme "Titre" ou "Titre 1," et sélectionnez "Modifier." Renommez le style en utilisant une convention de nommage qui met tous de votre utilisateur styles manuel ensemble, comme "UM_Chapter." Modifier les styles en fonction de votre manuel. Sélectionnez le "Style pour le paragraphe suivant," qui est la police que vous souhaitez reprendre après avoir appuyé sur "Entrer." La plupart des modèles d`en-tête, par exemple, sont suivis par "Ordinaire" ou "paragraphe" modes. Cliquez "D`accord" pour enregistrer votre nouveau style.

La prochaine chose à faire avant l`ajout de contenu est de personnaliser vos en-têtes et pieds de page pour inclure le nom du document, la version et le numéro de page. Ouvrez l`onglet Insertion et sélectionnez l`en-tête, menus déroulants Pied de page ou numéro de page. Si vous n`êtes pas heureux avec les options intégrées, vous pouvez télécharger d`autres à partir de Microsoft ou vous pouvez cliquer "Modifier..." customiser. Commencez la numérotation des pages au chapitre 1. Cela permet de maintenir la numérotation avec le contenu réel et ignore la page de couverture et la table des matières.

Pour un usage manuel général non technique, vous pouvez utiliser les titres de chapitres qui progressent avec l`utilisateur. Un jouet pourrait avoir un premier chapitre intitulé "Assemblage du produit" suivi par un chapitre intitulé "Utilisation du produit." Lorsque vous écrivez un manuel technique, cependant, la convention pour les chapitres est généralement d`utiliser la numérotation décrite. La raison en est que les ingénieurs font souvent référence à la documentation d`un produit, et il est plus facile de dire des équipes "Je suivais le chapitre 4.2 Spécifications" que d`avoir de chasse tout le monde pour l`emplacement des spécifications. Peu importe si vous utilisez des titres de chapitre ou de numérotation indiqué pour chaque chapitre, toujours le mettre en place en tant que style et ne jamais formater chaque chapitre individuellement.

Lorsque vous êtes prêt à ajouter du contenu au manuel, sélectionnez l`une de vos styles personnalisés et commencez à taper. Un utilisateur typique chapitre du manuel mise en page contiendra un titre de chapitre, suivi d`un chapitre introduction et puis par sections et sous-sections.

Utilisez un retour à la fin d`un chapitre. Un retour difficile sur la plupart des ordinateurs Windows se fait en appuyant sur "CTRL- Entrée." Cela garantit que chaque chapitre commence sur une nouvelle page.

Les meilleurs manuels d`utilisation sont créés avec un équilibre du texte, des références et des aides visuelles. Vous pouvez ajouter des notes secondaires et d`autres références à l`appui en insérant des notes de fin ou les notes. Notes sont des notes qui se produisent à la fin d`un chapitre et les notes apparaissent au bas de la page référencée. Placez votre curseur là où vous voulez que la marque de référence. Ouvrez l`onglet Références, puis cliquez sur "Insérer Note" ou "Insérer la note."

Ajout d`images à un manuel d`utilisation peut être délicat dans MS Word en raison de la façon dont il enveloppe le texte. Les deux meilleures façons de contrôler les images sont soit placer l`image sur une nouvelle ligne par lui-même ou pour créer une table invisible et placer l`image à l`intérieur. Utilisation d`une table fonctionne bien lorsque vous voulez placer l`image sur le côté droit de la page et ne pas vous soucier des problèmes de texte d`emballage.

Un index à la fin d`un mode d`emploi aide les utilisateurs se tournent vers le contenu par mots clés. Pour créer un index dans MS Word 2007 ou plus tard, ouvrez l`onglet Références. Sélectionnez le texte à l`index, puis cliquez sur "Mark Entrée." Marquer d`autres mots clés à travers le document. Lorsque vous avez sélectionné le texte, placez le curseur là où vous voulez placer l`index et cliquez sur "Insérer Index."

Lorsque tout votre contenu est ajouté, il est temps de créer la table des matières. Placez votre curseur là où vous souhaitez placer la table des matières. Assurez-vous que ceci est une nouvelle page propre, sans autre contenu sur elle. Dans l`onglet Références, cliquez sur "Table des matières" et sélectionnez l`une des dispositions intégrées qui sont basés sur vos styles sélectionnés.

Une fois que vous avez vous-même un manuel d`utilisation parfaite, le convertir au format PDF. Cette option est facultative mais fortement recommandée. L`un des inconvénients de l`utilisation de MS Word pour les documents volumineux, par opposition à l`aide du logiciel d`édition est sa tendance à mal se comporter lors du partage. Les styles de vos lecteurs peuvent être réglés différemment ou ils peuvent avoir une autre version de Word. PDF est essentiellement un instantané de votre manuel. Il permet aux lecteurs de faire des commentaires, mais laisse intact le document. Sélectionner "Fichier" et "Enregistrer sous," et sélectionnez PDF comme type de fichier.