Documents ont beaucoup plus de mobilité que ils l`ont fait il y a même 10 ans, et il est beaucoup trop facile pour un employé à faire usage du mauvais document, pour des documents classifiés pour entrer dans les mauvaises mains ou de perdre la trace des informations nécessaires. Si vous comprenez le flux de travail par le biais de votre organisation, vous pouvez créer un système que les canaux d`information à ceux qui en ont besoin et qui ferme d`autres canaux pour garder ce matériel d`aller dans une direction qui peut inonder ou même noyer votre entreprise.
Assigner les paramètres pour sécuriser vos informations en décidant quelle organisation les membres ont vraiment besoin de lire le document et qui doit être en mesure de le modifier.
Définir des autorisations par les propriétés du programme du document, comme en cliquant sur bouton du menu principal de Microsoft Word et d`examiner les options de propriétés du programme pour choisir des détails tels que qui peuvent partager un document, qui peut ajouter des commentaires et qui peut le transmettre.
Cliquez sur un menu Propriétés que vous avez fait à l`étape 2 pour régler le suivi, qui vous dira si le document a été transmis, quand et à qui.
Entrez Propriétés à nouveau pour définir le contrôle de version, ce qui vous permet d`accéder à des contrôles qui gardera la trace de ces versions et les versions elles-mêmes.
Définissez les options dans les propriétés pour vous informer de la source de l`information, et même si vous souhaitez accepter dans votre système si vous travaillez avec un document à partir de l`extérieur de votre organisation.
Utilisez les options de propriété du programme pour définir les dates d`expiration pour l`accès, tels que la constriction d`un utilisateur de lire le document dans une période de temps spécifique. Employez cette option pour vous donner des informations comme si le destinataire a été ouvert ou lu quelque chose, et si vous avez besoin de leur rappeler de prendre des mesures.
Révoquer l`autorisation d`accéder à un document dans les conditions que vous avez définies dans les propriétés dans de telles situations que le congédiement d`un employé qui pourrait utiliser le document en cours d`emploi.
Configurez votre système pour apporter des modifications d`édition cohérentes à l`échelle des systèmes, de sorte que toutes les copies sont affectées à la fois si elles sont en ligne ou hors tension, et ou même dans d`autres ordinateurs.
Conseils & Avertissements
- Se familiariser avec le fonctionnement des programmes que vous utilisez pour créer des documents pour comprendre comment ils peuvent eux-mêmes et vous protéger.
- Enregistrer plusieurs versions de documents dans un fichier spécial et distinct sur votre propre ordinateur afin de répondre à des préoccupations ou des questions concernant les modifications, à tout moment dans le processus.
- Pensez à ajouter un programme de contrôle des documents spécifiques à votre organisation pour une autre couche de sécurité et d`entretien.
