la cartographie de l`information est une méthode de documentation claire et efficace pour les entreprises qui ont déjà mis au point ses procédures, les politiques et les pièces justificatives. Affaires qui commencent tout juste à formaliser leurs procédures peuvent également bénéficier de la méthode de documentation de cartographie de l`information. la cartographie de l`information simplifie la documentation en empêchant la duplication des instructions ou des informations à travers des procédures. Il fournit également un format pour organiser l`information dans un document afin qu`il soit plus facile à comprendre. Conversion de la documentation de votre entreprise à un format de carte d`information peut se faire en quelques simples, mais pas de temps consommer.
Passez en revue tous les documents de l`entreprise et systématiquement organiser le contenu dans des catégories contenant des instructions similaires. Affiner la catégorie contenu en éliminant les conflits et les duplications.
Par exemple, de nombreuses procédures ont une section pour les responsabilités. Pour ce type de contenu que vous souhaitez compiler toutes "responsabilités"informations de type à travers toute la documentation. Ce faisant, vous pouvez voir les conflits dans les responsabilités ou les zones où l`on chevauche une autre responsabilité. D`ici, de rationaliser le contenu pour éliminer les duplications ou les conflits. Autre type de contenu à considérer comprend des définitions et des mesures de sécurité.
Créer des documents centraux ou d`autres informations référentiels de révision contrôlée pour chaque type de contenu.
Retour à notre exemple de responsabilités, de créer un document qui énumère les responsabilités que vous contenu raffiné dans la dernière étape. Assurez-vous de faire référence à des procédures où les responsabilités sont effectuées. Cela garantit que la documentation est correctement inter-référencée.
Maintenant que le contenu semblable est déplacé dans un document central, ancien contenu peut être retiré de la procédure d`origine. Retirez l`ancien contenu des procédures originales, donnant référence au nouveau document de référence central.
Mettre à jour le contenu de la documentation restante pendant le processus de révision à un format d`information mappé. Organiser le contenu du document en regroupant les informations pertinentes. Inclure les sous-en-têtes. Utilisez des tableaux, si possible, de sorte contenu peut être mieux visualisé. Mettre en place les meilleures pratiques en incluant des connaissances ou des mesures que les employés effectuent habituellement, mais ne sont pas documentées dans la procédure tribale.
Conseils & Avertissements
- la cartographie de l`information varie du simple au complexe et peut encore amélioré en incluant des évaluations mesurables pour la gestion. Pour la mise en œuvre plus complexe, les services professionnels des établissements tels que l`entreprise fondatrice Information Mapping, Inc. peuvent être utilisées pour optimiser vos procédures cartographiées ou non cartographiées. (Voir Ressources)
