Le but d`un programme de vérification et de conformité est d`établir un code de conduite éthique, éduquer les employés sur ce code et de veiller à sa conformité. En plus d`établir un code de conduite éthique, un programme de vérification et de conformité implique: la formation des employés sur le code de conduite, établissant des critères et des procédures pour détecter et enquêter sur le non-respect, et établissant des critères et des procédures de mise en conformité de l`audit à la fois par l`entreprise et employés.
Élaborer un code de conduite éthique à l`aide d`un comité représentant les différentes composantes fonctionnelles de l`entreprise pour rédiger le document. Un processus d`examen et d`approbation juridique impliquant le conseil d`administration, comme l`autorité d`approbation finale, est nécessaire. Pour être efficace, le document doit être adapté aux buts et objectifs stratégiques de l`entreprise.
Créer un poste de responsable de la conformité d`entreprise indépendant de la direction. L`agent de conformité de l`entreprise est la "aller à" personne en ce qui concerne le code de conduite éthique, y compris la formation connexe pour les employés, les rapports des enquêtes non-conformité et connexes, les rapports à la direction et la conformité des audits. Cette position doit être indépendant de la direction et sous l`autorité du conseil d`administration des rapports fournis à la gestion comme un service similaire à la fonction de vérification interne.
Établir les responsabilités hiérarchiques du responsable de la conformité des entreprises. L`agent de conformité de l`entreprise fera régulièrement rapport (à savoir, mensuelle ou trimestrielle) au président et au conseil d`administration concernant toute et toutes les activités concernant le code de conduite éthique et le programme de conformité d`entreprise.
Développer la formation sur le code de conduite éthique et le programme de conformité d`entreprise. L`agent de conformité de l`entreprise est responsable de veiller à ce que chaque employé est correctement formé sur le code de conduite éthique et le programme de conformité d`entreprise, y compris tous les dirigeants et administrateurs de la société.
Établir des critères et des procédures pour les enquêtes de non-conformité avec le code de conduite éthique. L`agent de conformité de l`entreprise enquête sur toutes les violations présumées du code. Tous les rapports sont examinés et évalués par le président de la société et un représentant du conseil d`administration et doivent rester confidentielles. L`agent de conformité de l`entreprise doit également mettre en œuvre des politiques qui interdisent tout type de représailles contre une personne qui fait un rapport de non-respect du code de conduite éthique.
Déterminer les critères et les procédures de mise en conformité de l`audit avec le code de conduite éthique. L`agent de conformité de l`entreprise est responsable de la vérification de la conformité de l`entreprise avec le code de conduite éthique au moins annuellement, et ces audits devrait inclure l`efficacité et le respect des contrôles et procédures financières de l`entreprise.
