Développer des procédures de bureau profite à votre bureau ou votre entreprise en vous aidant et votre équipe de gestion de standardiser les opérations spécifiques. procédures de bureau pour aider à maintenir l`excellence du service et de servir comme un guide qui fournit des informations nécessaires pour assurer la qualité du service. Création de procédures claires et précises est réalisable en suivant la séquence directe de la planification du contenu, la rédaction des procédures, la production d`un manuel ou un guide et le suivi de toutes les révisions apportées aux procédures. procédures de bureau peuvent être écrites pour une fonction spécifique de bureau ou pour la gestion de l`ensemble du bureau.
Choses que vous devez
Magnétophone (en option)
processeur pour ordinateur portable et le mot
Calendrier ou scheduler
Écrivez pourquoi vous écrivez les procédures et qui utiliseront les procédures. Identifier à quelle fréquence les procédures ou les sections des procédures, seront utilisées. Être spécifique vous aide à concentrer et à structurer l`effort de documentation.
Créer un calendrier pour la collecte d`informations sur les tâches sont effectuées et à quelle fréquence les tâches sont terminées. Interview experts de tâches performantes et enregistrer les étapes réalisées pour terminer chaque activité au sein d`une tâche. Si vous créez les étapes à partir de zéro, dessiner simple organigramme des étapes du personnel suivent du début à la fin pour compléter la tâche.
Déterminer le moment où le document sera livré et si elle sera dans un format papier ou en ligne. Pour des raisons pratiques, les procédures sur papier sont idéales car elles servent de guide de référence facile et sont utiles lors de la formation de la procédure. Avoir une structure de fichier et convention de dénomination des fichiers est simple à portée de main lors de la création de procédures.
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Diviser les procédures en sections selon leur fonction. Création de tâches spécifiques à la fonction attribue un rôle et la responsabilité à une personne, ou d`un service, qui doit compléter la tâche.
Écrivez les étapes procédurales requises pour effectuer chaque tâche. En utilisant les notes d`entrevue écrites ou enregistrées à l`étape 2, écrire l`activité en séquence de sorte que quiconque serait en mesure de terminer l`activité et tâche avec succès. Après avoir documenté complètement les tâches, effectuer une vérification orthographique et examiner le contenu complet. Il est idéal d`avoir un ou deux experts vérifient le projet de document pour la précision.
Effectuez les corrections nécessaires et produire une seconde, ou définitive, le projet. En gardant à l`esprit votre document date de livraison, effectuer une vérification finale du document, puis produire le document final pour l`impression ou de référence en ligne. Avoir la copie placée dans un classeur à trois anneaux pour la page remplacement facile lors des mises à jour sont faites.
Conseils & Avertissements
L`utilisation d`informations ou de tâches existantes ordinogrammes réduire le temps nécessaire pour achever le développement de procédures et de faire en sorte que des erreurs opérationnelles sont minimisés.
En moyenne, il faut environ six semaines pour terminer le processus de documentation et d`examen.
