Un contrat est un accord légalement exécutoire entre deux ou plusieurs personnes. administration du contrat implique les activités de surveillance effectuées par le personnel administratif d`une entreprise chargés de veiller à ce que l`exécution du contrat est correctement remplie par l`entrepreneur. L`élaboration d`un plan d`administration des contrats de qualité est essentiel à une bonne administration de contrat. Les plans peuvent être simples ou complexes. Dans les deux cas, un plan de l`administration des contrats devrait se concentrer sur les principaux résultats des contrats et des meilleures méthodes pratiques pour analyser la performance d`un contrat. Un plan de l`administration du contrat est la feuille de route d`une entreprise pour assurer qu`il obtient tout ce qui est a négocié auprès d`entrepreneurs indépendants.
Choses que vous devez
- Contrat
- Le personnel administratif
Clarifier dans le plan des fonctions et la portée de l`autorité de l`administrateur du contrat de la société. Selon la compagnie, l`administrateur du contrat ne peut pas être le même parti au pouvoir d`attribuer, de signer ou de modifier les contrats. Il doit être clairement prévu dans le plan qu`un administrateur de contrat ne devrait pas faire des accords oraux ou écrits à des entrepreneurs en dehors du champ de son autorité.
Expliquer la fonction d`orientation postaward. L`orientation postaward est l`occasion de clarifier la compréhension mutuelle des exigences particulières du contrat. Cela peut inclure le rôle de l`entrepreneur, le rôle de l`administrateur du contrat, contrôle de la qualité et de contrôle de test des compétences de l`entreprise et les procédures de facturation et d`approbation de paiement. Au début des éclaircissements postaward réduit le potentiel malentendu au début du processus.
Veuillez décrire les tâches de suivi des performances techniques de l`administrateur du contrat. Cela peut consister à faire des visites sur place, l`examen des rapports sur le rendement de l`entrepreneur et de rencontrer directement avec l`entrepreneur concernant l`avancement du contrat. Soyez clair dans le plan de l`administration des contrats qui, au sein de l`entreprise devrait recevoir un avis de difficultés techniques ou contractuelles rencontrées pendant l`exécution.
Projet de procédures pour les dépassements de coûts de surveillance. Dans le plan de l`administration des contrats, prévoir des procédures pour effectuer des vérifications de coûts qui assurent que les budgets sont maintenus. Elle est nécessaire dans les contrats de remboursement des coûts par opposition aux contrats à prix fixe. Les procédures peuvent inclure l`examen des rapports et des plans d`avancement de l`entrepreneur, qui peut découvrir des dépassements de coûts potentiels. En outre, le maintien de carte de temps, signer en feuille et des heures supplémentaires des informations dans les feuilles de calcul est un moyen de suivre les coûts des ressources humaines.
Expliquer le processus de paiement sur facture pour les services ou les produits livrés. Comment les paiements sont effectués sur un contrat est prévue en détail dans un contrat écrit. Si les paiements sont en cours, ils devraient être en temps opportun et traitées avec précision. Un plan de l`administration des contrats devrait fournir des directives à contracter des administrateurs sur la notification en temps opportun aux entrepreneurs de défauts facturation. En outre, examiner la première facture de l`entrepreneur en détail avec l`entrepreneur pour résoudre les problèmes potentiels concernant le format de la facture et le niveau de détail. Cela rendra les factures ultérieures plus faciles à examiner et à traiter.
Adresse des corrections et modifications contractuelles. plans de gestion des contrats devraient porter sur les procédures de notification de direction ou de gestion du personnel en ce qui concerne les corrections nécessaires ou des modifications au contrat. Selon le type de contact et de sa durée, il peut être la meilleure pratique pour établir des réunions de performance trimestrielles avec l`entrepreneur et de gestion pertinentes de haut niveau ou du personnel de direction de la société.
Fournir des instructions sur la fermeture d`un contrat. En général, cela se produit lorsque l`entrepreneur a effectué toutes les sorties nécessaires à l`exécution de sa partie du contrat. Élaborer une liste de vérification de clôture générale dans le plan de l`administration des contrats. Cela peut inclure des étapes générales qui peuvent être plus pleinement développées et personnalisées sur la base du contrat individuel. Cette liste de contrôle de clôture final devrait être une partie permanente de chaque dossier contractuel fermé. Cela permet de garantir que toutes les actions de performance du contrat ont été accomplies.
