Comment écrire la politique et la procédure comptable

En venant avec la politique comptable et la procédure manuel utilisé par les comptables et les autres dans l`entreprise, vous devez d`abord définir chaque règle ou directive comme une police individuelle que vous voulez que les gens à suivre. Ne pas mélanger les politiques ensemble, car il est trop confus. départements comptables créer des politiques de trésorerie, voyager les politiques de remboursement, les politiques de la petite caisse, compte des politiques à payer ou les politiques de facturation, pour ne nommer que quelques-uns. La politique doit définir la règle - connue sous le nom ce que - et comprennent qui doivent adhérer et pourquoi il doit être respecté. Les politiques et procédures sont maintenues sous forme de documents séparés.

Chaque politique doit inclure un aperçu ou un résumé de la ligne directrice ou d`une règle. La vue d`ensemble vient en premier, avec des informations détaillées qui comprend les détails. Par exemple, un service de comptabilité pourrait avoir une politique mesquine de fonds de trésorerie qui détaille combien d`argent sera mis à disposition pour la petite caisse, le type d`achats qu`elle couvre et le titre de la personne qui est chargée d`assurer qu`il est correctement entretenu. La politique ne mentionne pas les noms des personnes, mais plutôt le titre ou la position dans la société responsable.

Les procédures sont le processus étape par étape par laquelle les individus adhèrent à la politique de l`entreprise. Par exemple, un service de comptabilité peut établir une politique de trésorerie qui indique combien d`argent d`exploitation devrait être disponible à tout moment et ce qui doit se produire si ce ne sont pas disponibles. Mais pour assurer que la politique est maintenue, quelqu`un dans le département comptable doit compléter le rapprochement des comptes bancaires. Le processus de rapprochement bancaire a des instructions détaillées sur la façon de faire le rapprochement bancaire pour garantir la politique de trésorerie est respecté. Pour écrire la procédure, décrire chaque étape qui doit avoir lieu, y compris les titres des personnes qui terminent chaque étape et ce qui se passe dans les étapes suivantes.

Rédiger des procédures dans l`ordre que les étapes doivent se produire. Par exemple, en utilisant le processus de rapprochement bancaire, commencent avec la première chose qui doit se produire, tels que: les relevés bancaires doivent être donnés non ouvert au gestionnaire de la comptabilité. Inclure les étapes du gestionnaire comptable doit effectuer avant de passer le travail de réconciliation réelle à quelqu`un d`autre dans la comptabilité. Cela pourrait inclure des choses comme un examen rapide pour des contrôles d`incohérences, les noms des bénéficiaires et plus.

Inclure une liste des titres dans le département de la comptabilité avec une brève description des fonctions exercées par chaque poste dans l`entreprise à l`avant du manuel de la politique et de la procédure. Ceci permet de créer des contrôles internes tout en assurant la séparation des tâches. Rédiger des politiques sur des pages individuelles, la création d`une nouvelle page ou un ensemble de pages pour chaque politique. Chaque politique reçoit son propre titre et le titre dans la table des matières pour le rendre facile pour les gens à regarder vers le haut. Après la politique, inclure toutes les procédures sur leurs propres pages que la sauvegarde. La table des matières peut inclure le "Politique Cash Flow," comme titre principal avec sous-positions et leurs propres pages qui incluent "Banque Rapprochements," "Compte général Ledger Banque Rapprochements," ou d`autres procédures qui sont applicables à cette politique spécifique.