Quand une entreprise achète des machines, des véhicules, des logiciels ou d`autres éléments qui sont admissibles à titre d`actifs en raison de leur facilité d`utilisation à long terme, ceux-ci sont considérés comme des dépenses en capital. En raison du coût important, la plupart des entreprises prévoient à l`avance pour ces purchases- mais quand les machines tombe en panne ou nouvelle technologie présente une opportunité pour une entreprise de rationaliser les processus, de dépenser de grosses sommes d`argent doivent être mis en balance l`utilité de l`achat. Pour créer une politique concernant ces dépenses, la direction doit examiner l`historique des dépenses de l`entreprise et tirer des conclusions en conséquence.
Examiner les documents comptables passées pour déterminer les schémas de dépenses en biens d`équipement et d`estimer les dépenses annuelles imprévues dues au remplacement de l`équipement.
Établir un budget de modèle qui inclut l`expérience passée et les dépenses prévues. Estimer le pourcentage des dépenses en immobilisations imprévues et comprennent une provision pour ces articles.
Déterminer comment les décisions concernant les dépenses imprévues ont été faites dans le passé et noter comment les décisions réussies ont été formulées.
Rédiger des procédures d`identification des dépenses en immobilisations qui iront dans le budget, y compris les RFP (demande de proposition) modèles, exigences de soumission, les exigences de paiement, la documentation des besoins et une liste des examens et approbations qui doivent avoir lieu avant d`inclure l`élément de coût dans le budget.
Ecrire une liste d`actions couvrant la façon dont les décisions doivent être prises sur les dépenses imprévues. La diligence raisonnable appliqué aux dépenses prévues au budget devrait être inclus, plus un système pour comparer les dépenses prévues avec les hypothèses de recettes et d`évaluer le niveau de risque associé à dépenser cet argent.
Organisez votre politique avec une introduction précisant les objectifs de la politique, une section portant sur les dépenses en immobilisations prévues et le processus de les inclure dans le budget, une section sur les dépenses en immobilisations imprévues et la façon dont ils devraient être évalués, et une politique pour déterminer le montant de provision pour les dépenses en immobilisations imprévues qui devraient être inclus dans le budget annuel.
Conseils & Avertissements
- Une politique est seulement aussi bon que son application. Pendant le processus de création de votre politique, exiger que tous les gestionnaires qui peuvent être touchés à participer activement à sa formulation et obtenir les approbations écrites sur chaque élément majeur de la politique.
- Soyez prêt à modifier votre nouvelle politique que les occasions se présentent. Contrôler le risque de faire des dépenses en immobilisations imprévues implique un service de comptabilité solide et souple qui peut fournir des informations financières précises à la notification d`un moment.
