Rédaction d`une politique d`achat peut sembler une perte de temps, surtout dans une petite entreprise. Mais avoir une politique officielle que tous les employés comprennent aidera à assurer que de dépenser votre argent d`exploitation à bon escient. Alors que vous progressez, les politiques écrites seront essentiels à votre réussite. Écrivez votre politique d`achat avec ceux qui vont l`utiliser à l`esprit. Si elles ne sont pas en mesure de comprendre la politique, ou si le processus est trop compliqué ou difficile à manier, les employés deviendront frustrés et sont plus susceptibles de faire des erreurs, soit intentionnellement ou ignorer la politique, afin de faire le travail.
Décidez qui aura l`autorité pour faire des achats pour le compte de la société. Définissez des limites sur le pouvoir d`achat et de déterminer qui approuvera les achats de plus de ces limites.
Ecrire des lignes directrices pour la sélection des fournisseurs. Déterminer comment le processus de soumission travaillera et combien de soumissions doivent être obtenues pour chaque occasion. Expliquer tous les critères que les acheteurs devraient utiliser pour évaluer les soumissions. Les critères peuvent inclure des prix, la qualité, l`assurance, la durée de fonctionnement des fournisseurs et plus encore.
État des circonstances dans lesquelles les employés peuvent conclure un contrat. Décrire le processus d`approbation des contrats et attribuer une autorité pour la signature du contrat. Fixer une limite maximale du contrat. Stipuler la fréquence régulière des contrats de service doit être évalué.
Définir des règles concernant l`acceptation de cadeaux et des repas à des vendeurs. Certaines entreprises permettent repas mais pas de cadeaux, tandis que d`autres entreprises permettent des cadeaux jusqu`à une certaine valeur en dollars. Certaines entreprises permettent des cadeaux de groupe, mais les cadeaux personnels et pas un vendeur interdire entièrement don.
Projet de conflit de la politique d`intérêt. Certaines entreprises interdisent aux employés d`acheter auprès de fournisseurs en qui ils possèdent un intérêt: d`autres étendent l`interdiction aux sociétés dans lesquelles un ami proche ou un membre de la famille détient une participation. D`autres encore appliquent pas une telle restriction.
Établir des lignes directrices relatives à la confidentialité. Stipuler quels types d`informations sont considérées comme confidentielles et définir une période de temps au cours de laquelle les employés en possession de ces informations sont interdits de le relâcher.
Expliquez votre système de commande. Donner des instructions sur l`écriture et l`émission des ordres d`achat. Si votre système informatique vous permet de définir des niveaux de stock minimum et l`achat d`alerte lorsque ces niveaux sont atteints, expliquer comment faire cela. Si vos entrepôts d`affaires produits en utilisant un codage à barres ou un autre système informatique, fournir des instructions sur la modification des produits existants et la mise en place de nouveaux.
Documenter la politique que d`autres employés, comme le personnel de réception, utiliseront pour rendre les agents d`achat au courant des disparus, endommagé ou envois incorrects.
Conseils & Avertissements
- Vous voudrez peut-être d`avoir un avocat d`examiner tout document de contrat avant de le signer.
- politiques d`impression sur le logo papier.
- Les sociétés cotées en bourse doivent habituellement conflit stricte des politiques d`intérêt. Consultez un avocat si vous écrivez une politique d`achat pour une entreprise publique.
