Comme les cabinets d`avocats d`aujourd`hui comptent de plus en plus sur les programmes juridiques de la technologie et de logiciels informatiques pour l`organisation de l`information et des documents, des cabinets d`avocats ont exploré la transition vers les systèmes sans papier. les cabinets d`avocats électroniques, aussi connu comme les cabinets d`avocats numériques, permettent aux avocats de stocker et d`examen des documents avec une meilleure efficacité. Les avocats et les clients aussi bien profiter des avantages d`un cabinet d`avocats électronique. Les avocats utilisent déjà la technologie informatique pour la gestion de la pratique de la loi peuvent concevoir un cabinet électronique.
Choses que vous devez
- Ordinateur
- serveur de fichiers réseau
- scanner d`imagerie de document
Choisissez un format d`image de document à utiliser lors de la numérisation des documents papier et de les convertir en fichiers numériques. Considérer la taille du fichier et la compatibilité avec les programmes-données informatiques d`autres avocats de ces considérations, de nombreux cabinets d`avocats créent Portable Document Format (PDF). Sélectionnez un scanner d`imagerie documentaire, identifier le nombre de scanners nécessaires à la taille de votre pratique et choisir des emplacements dans votre cabinet d`avocats où vous pouvez connecter les scanners à votre réseau, tout en permettant au personnel d`y accéder facilement.
Développer un système de dépôt électronique pour garder la trace des documents numérisés et stockés numériquement. Décidez comment vous allez nommer les fichiers connexes, trier les fichiers numériques dans des dossiers manuellement et organiser ces dossiers pour les garder clairement identifiables et accessibles. Mettre en œuvre un logiciel de gestion de documents pour automatiser votre système si votre pratique va gérer trop de documents pour permettre méthodes manuelles de dépôt électronique.
Mettre en œuvre des pare-feu et des mesures de sécurité sur votre réseau de bureau et ordinateurs pour lutter contre les virus informatiques, les logiciels espions, chevaux de Troie et les vers qui pourraient causer de graves dommages à vos ordinateurs et d`effacer les informations du client et cas de documents stockés électroniquement. Article disponible anti-virus et anti-logiciels espions et sélectionnez les options adaptées à la taille de votre réseau informatique et exigences de votre système.
Identifier les mesures de sauvegarde du serveur de fichiers de réseau pour protéger votre cabinet d`avocats de la perte de documents si une catastrophe naturelle ou d`une panne d`ordinateur devaient se produire. Examiner si la sauvegarde sur disques durs externes est suffisante pour protéger vos fichiers ou si vous devez également le stockage hors site.
Ecrire un manuel de procédures de bureau qui explique la conception de votre cabinet électronique et comprend vos politiques sur la numérisation de documents, le dépôt et la rétention. Inclure une politique échelle du Bureau concernant l`utilisation personnelle du réseau informatique de bureau, comme pour le téléchargement de pièces jointes. formations de plan pour votre personnel de bureau et d`autres avocats afin qu`ils sachent comment se conformer au manuel.
