Selon Business Dictionary, un système de gestion de documents est un "système électronique conçu pour organiser et gérer des documents. Ces documents sont généralement organisés avec le logiciel, ce qui offre à l`utilisateur la possibilité d`accéder, modifier et stocker les documents centralement." Les entreprises utilisent souvent ces systèmes pour convertir les documents papier en fichiers électroniques historiques pour faciliter et réduire l`espace de stockage. La plupart des entreprises génèrent un certain type de documents associés à leurs opérations. Trouver la meilleure façon de gérer ces documents peut améliorer le workflow interne de l`entreprise.
Passez en revue les points d`arrivée pour les documents commerciaux. Les propriétaires d`entreprise et les gestionnaires doivent déterminer comment les documents entrent dans leur entreprise et décider de la meilleure façon de les capturer électroniquement.
Mettre en œuvre un logiciel pour capturer des informations par voie électronique. Les entreprises peuvent demander aux parties à l`extérieur --- tels que des fournisseurs, des fournisseurs ou des groupes similaires --- pour envoyer des informations par voie électronique via e-mail ou des sites Web. Cela permet aux entreprises de charger directement les informations dans un système de gestion de documents.
Exiger des employés de numériser des documents papier dans un système de dépôt électronique. Après un employé remplit sa tâche, les gestionnaires peuvent exiger qu`elle numériser toute l`information pertinente dans l`ordinateur ou d`un serveur de stockage de l`entreprise. L`employé peut alors déchiqueter l`original de disposer d`informations sensibles.
Mettre en place un système document de conclusion. La capacité de trouver rapidement des documents stockés peut réduire le temps d`un employé consacré à la recherche de l`information historique. Les entreprises doivent créer un système de dépôt électronique standard pour les personnes de stocker et de trouver des informations à une date plus tard.
Conseils & Avertissements
- Les entreprises peuvent décider d`externaliser leur système de gestion de documents. Les entreprises peuvent se spécialiser dans stocker des informations de sorte qu`une entreprise n`a pas besoin de grandes quantités d`espace de stockage physique des documents.
- Alors que les systèmes de gestion de documents électroniques offrent de nombreux avantages pour une entreprise, ils peuvent aussi avoir des inconvénients. Les entreprises doivent être en mesure d`obtenir des informations électroniques d`abus ou de fraude lors de la sauvegarde des informations pour se protéger contre une panne d`ordinateur ou d`un serveur.
