"activités de contrôle SOX" est un terme utilisé pour décrire une partie des réglementations imposées par la loi Sarbanes-Oxley. Sarbanes-Oxley est née des abus comptables de certaines grandes entreprises. En vertu de la loi, les sociétés sont tenues d`apporter des auditeurs externes qui ont pas de comptabilité ou d`autres liens d`affaires avec la société. Les auditeurs rédigent un plan pour aider les vérificateurs internes de la société restent en conformité légale avec la réglementation SOX. Ce plan doit être approuvé par le chef de la direction et de la comptabilité du personnel. Le non respect de ces règlements peut entraîner des amendes et / ou d`emprisonnement pour le personnel de direction.
Expliquer à la direction et des employés clés l`usage d`un Activités de contrôle écriture-up. Activités de contrôle se produisent à tous les niveaux d`une entreprise. Ils comprennent des autorisations, des vérifications, des rapprochements, des examens de rendement, la sécurité des biens et la séparation des tâches. Les contrôles internes veillent à ce que l`activité frauduleuse ou fausse déclaration ne trouvent pas leur chemin dans les états financiers de la société.
Communiquer les responsabilités de la direction dans le traitement des activités de contrôle interne. Le directeur général est responsable de la attestant de l`exactitude des états financiers à la fin de l`année sous peine de prison si les déclarations ne sont pas exactes. Ceci est l`article 404 de la Loi SOX et certains se réfèrent au processus de la vérification que le "404." En tant que tel, le directeur général doit avoir une compréhension claire des plans et des objectifs de l`entreprise et être en mesure de suivre l`entreprise réalisations par rapport aux objectifs fixés.
Établir des lignes directrices claires pour le traitement de l`information. Une zone de problème commun dans la tenue des dossiers financiers exacts est dans l`enregistrement des données. Par exemple, les dossiers de dépenses des employés avec des comptes de dépenses sont présentées sur papier, à transférer à l`ordinateur. Les totaux des soumissions sur papier doivent correspondre aux totaux entrés dans la base de données de l`entreprise. Un audit permettra de comparer les transactions individuelles pour trouver des incohérences ou des erreurs. Mettre en place une politique qui assurera la précision dans le transfert de ces données d`une source à l`autre.
Considérez les actifs de votre entreprise a qui sont les plus vulnérables à la perte. Trésorerie, inventaire, véhicules ou de machines sont facilement volés et transférés à quelqu`un d`autre. Ecrire des règles claires dans le traitement de l`argent pour les caissiers et les autres employés qui ont accès à des liquidités. Pour les fonds en caisse, prendre un compte quotidien au début de la journée pour vérifier les totaux de fin de la nuit précédente. Effectuer un autre chef dans la nuit pour vérifier les totaux de la journée en cours et fournir un cadre pour la vérification de l`ensemble des ventes quotidiennes.
Effectuer un décompte mensuel des stocks, ou dans le cas des grands magasins ou des entreprises un décompte trimestriel, et mettre en œuvre des mesures de sécurité pour empêcher les employés et les clients de marcher avec votre inventaire ou actifs.
Diviser les tâches. Inclure l`utilisation du dispositif de contrôle interne connu sous le nom "séparation des tâches" dans l`écriture-up. Assurez-vous qu`il ya une séparation entre la personne qui commande l`inventaire et celui qui compte elle. établir également une séparation entre la personne qui écrit les chèques et celui qui signe les chèques. Avoir un certain nombre de personnes impliquées dans ce processus réduit la possibilité pour un individu de voler.
Distinguer le niveau de chaque membre de l`organisation de l`entreprise d`autorité. Enoncer l`autorité de chaque employé et dirigeant de la société. Seuls les gestionnaires de niveau exécutif devraient avoir le pouvoir d`engager des ressources de l`entreprise et de gérer ces types de transactions. Communiquer ces niveaux à la fois les employés et la direction. Par exemple, quelqu`un dans la gestion - pas un autre employé - vérifier un rapport de dépenses Voyage. Une ordonnance d`inventaire devrait être réalisé par une personne au niveau de la gestion, où l`inventaire sera compté par un employé.
Exiger la tenue et le stockage des documents écrits, des reçus et des factures à être utilisé pour vérifier contre ceux entrés dans l`ordinateur. L`écriture-up devrait rendre l`importance de la documentation source une priorité. Une vérification aura besoin d`utiliser ces enregistrements pour comparer les totaux. S`il n`y a pas de vérification des dépenses ou des transactions à partir d`un document source, vérifier les montants en communiquant avec les fournisseurs que ces documents proviennent.
Imprimer une copie de ces contrôles politiques internes pour la gestion et les employés à lire. Les politiques et les directives et tous les documents doivent être gérés et entretenus. Les vérificateurs externes effectuant un audit SOX utilisera ces documents pour recommander des changements dans le renforcement des méthodes de contrôle interne.
