État des lois de conservation des documents en floride

Florida Statue 257.36 crée le programme de gestion des documents et décrit ses fonctions et responsabilités essentielles. Ceux-ci comprennent l`établissement d`un programme de gestion des documents efficace, le fonctionnement d`un centre d`enregistrement pour le stockage, le traitement et la sécurité des documents publics, l`analyse des dossiers et l`élaboration de normes et de procédures de traitement de ces dossiers et la conservation des documents ayant une importance historique.

La définition de ce qui constitue exactement un dossier public est contenu dans le chapitre 119 des lois de la Floride. Le terme applique à tous les documents, lettres, cartes, photos, films, enregistrements audio, données, logiciels ou tout autre matériel fait ou reçu en raison de la loi de l`État ou d`une ordonnance, ou dans l`exercice de fonctions officielles par un organisme d`Etat. Tous les documents publics répondant à cette définition sont soumis au programme de gestion des registres tenus par la Division de la Bibliothèque et des services d`information.

La Division des bibliothèques a établi une liste de fiches horaires générales qui établissent les exigences minimales de conservation pour différents types d`enregistrements en fonction de la valeur juridique, fiscale, administrative et historique de l`enregistrement à l`état. Le calendrier est disponible à la Division du site Web Bibliothèques (voir références).

La Division des bibliothèques est également chargé de déterminer si les documents sont admissibles à la destruction. Lorsque les documents ont été conservés pour la période de rétention minimale requise par les horaires généraux, la division peut désigner un record pour la destruction. Selon la loi, la Division des bibliothèques doit donner à l`agence où le dossier est originaire avis de la destruction écrit au moins 90 jours à l`avance. Les documents qui doivent être conservés pour une signification historique sont transmis aux archives de l`Etat.