Procédures de bureau pour la conservation des dossiers

Une des raisons les plus importantes à retenir les dossiers et autres documents est de protéger votre entreprise dans le cas d`un procès ou d`une contestation judiciaire. Afin de vous assurer que votre entreprise est entièrement protégé, il est important d`examiner toutes les lois auxquelles vous pouvez faire l`objet. Ces lois varient d`un secteur à l`industrie, il est donc une bonne idée d`aller sur le document et de rétention de fichier stratégies proposées avec le service juridique de votre entreprise. De nombreuses industries, telles que les soins de santé, ont des exigences de conservation très spécifiques pour les fichiers et les dossiers des patients.

Une façon dont les entreprises peuvent économiser de l`espace tout en respectant leurs obligations légales est à l`image de l`ensemble de leurs anciens documents papier, puis déchiqueter les originaux. En fonction du volume de documents à numériser et la nécessité pour la numérisation en cours, les entreprises peuvent soit acheter leur propre scanner haut volume ou à la ferme le travail sur un fournisseur tiers. Quoi qu`il en soit, il est important de faire de nombreux contrôles de qualité sur les documents imagés avant de détruire les originaux. Vous ne devez déchiqueter les documents originaux après que vous êtes sûr que vous avez de bonnes copies électroniques. Aux fins de reprise après sinistre, il est important de placer une copie de ces documents numérisés dans une installation de stockage hors site. Ainsi, il sera facile de récupérer en cas d`un incendie, une inondation ou une autre catastrophe.

La sauvegarde des données de l`entreprise devrait être une partie importante de vos activités quotidiennes, et les sauvegardes de routine peut faire partie de votre stratégie de conservation des dossiers. Des copies des bandes de sauvegarde et d`autres documents électroniques doivent être envoyés à une installation de stockage hors site sur une base continue, avec les anciennes sauvegardes retournées et réutilisées. Cela garantit qu`il ya toujours une sauvegarde récente à l`installation hors site, et que ces documents sont conservés dans un environnement sûr et sécurisé.