Qu`est-ce qui se passe quand vous avez une mauvaise gestion des dossiers?

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Inefficacité affaires
Le défaut de conformité
Une mauvaise gestion de la prise de décision
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La gestion des dossiers est l`organisation, le stockage et l`archivage des documents, à la fois électronique et papier. systèmes de gestion de disques ne sont pas toujours les fonctions de base des entreprises et des organisations, mais ces systèmes sont essentiels au bon fonctionnement d`une entreprise. La mauvaise gestion des dossiers a des effets très négatifs, à la fois légalement et pour le bien-être de votre organisation. À la suite de règlements de tenue de documents fédéraux, les organismes commencent à prendre au sérieux la gestion des dossiers.

inefficacité affaires

Résultats Bad gestion des documents en passer trop de temps à localiser les fichiers égarés. Égarés fichiers et documents importants peut subir des pertes en termes de consacrer des ressources à la recherche de ces fichiers. La satisfaction du client sera également compromise si vous ne pouvez pas accéder à l`information rapidement et de répondre aux besoins des clients. Un retard dans les opérations commerciales peut également résulter d`une mauvaise Records- par exemple, lors du traitement de chèques, payer des impôts, gagnant des déclarations fiscales et la gestion des stocks.

Le défaut de conformité

La mauvaise gestion des dossiers vous expose à des conséquences juridiques, en raison de la non-conformité avec les règlements fédéraux sur la gestion des dossiers. Il y a beaucoup de morceaux de la réglementation concernant les dossiers Management- par exemple, les Sentencing Guidelines gestion de l`information de conformité États-Unis fédéral exige que vous mettez un programme de gestion des dossiers appropriée en place dans votre organisation. Les lois Sarbanes-Oxley exigent également les entreprises à conserver des dossiers financiers à des fins de vérification.

Une mauvaise gestion de la prise de décision

Les décisions de gestion sont prises en référence aux dossiers de l`entreprise. Cela signifie que sans les documents appropriés, une organisation risque de prendre des décisions infondées entraînant des pertes, la corruption et la mauvaise gestion. De bons dossiers sont directement liés à une transparence accrue et une gouvernance efficace.

Informations Spiraling

Selon une étude intitulée "Worldwide Email Usage Forecast, 2002-2006: savoir ce qui est sur votre route," le nombre de messages électroniques envoyés par jour est passé de 31 milliards en 2002-60000000000 d`ici 2006. Avec ce montant de l`information électronique, la mauvaise gestion des dossiers peut facilement submerger la capacité d`une organisation. La surcharge d`information apportera une organisation à l`arrêt. Une bonne gestion, d`autre part, garantit que les informations sont conservées dans le contrôle.