Les avantages d`un système d`archivage numérique

systèmes de classement numériques attribuer des numéros à chaque fichier ou un dossier contenant des informations. La numérotation peut être tirée de l`enregistrement lui-même (c.-à-numéros de commande), la numérotation des fichiers dans l`ordre de génération d`enregistrement (de 1 à 1000), en utilisant la numérotation de section où les fichiers numérotés en vertu des articles - ou catégories - 100, 200, 300 , etc., appartiennent aux sous-positions de sujets spécifiques ou en utilisant décimaux (similaire au système Dewey). systèmes de classement numériques incluent fréquemment un index de fichiers pour faciliter la récupération des dossiers.

codage numérique permet le déplacement de sections entières de dossiers tout en maintenant le séquençage approprié. Les documents sont classés consécutivement, de droite à gauche et de haut en bas. fichiers Straight-numériques sont organisés, ordre croissant consécutive - la plus faible au plus grand nombre. Duplex fichiers numériques ont deux ou plusieurs ensembles de nombres, séparés par des tirets, virgules ou des espaces, et déposés par l`ensemble d`ouverture suivie par les numéros suivants. fichiers d`index des systèmes chronologique numériques par année, mois et jour. systèmes Terminal chiffres-numérique permettent de regrouper les fichiers sur les tablettes, l`organisation des fichiers par le dernier numéro (deux à quatre chiffres) comme élément de dépôt primaire, et les dossiers de classement consécutivement par le dernier numéro, le numéro milieu, puis premier numéro. les besoins en espace de tablettes sont faciles à déterminer par le regroupement des enregistrements par des sections numériques - 10s, 100s, 1000s d`enregistrements par étagère ou une étagère. En outre, l`organisation d`enregistrement est en outre renforcée par l`indexation des fichiers.

systèmes de classement à haut volume - les fichiers récupérés et re-déposés fréquemment - combinée avec des étiquettes de couleur faire la récupération de fichiers et re-étagères plus rapide et d`éliminer la confusion où le nombre tombe en séquence. Dans les systèmes de terminal chiffres, par exemple, le nombre final est codé avec une seule couleur, le nombre du milieu obtient une couleur distincte et le premier numéro obtient sa propre couleur. Comme le premier, le milieu et le dernier numéro change, il en va de la couleur. Les actes de couleur comme un indice visuel pour augmenter la vitesse et l`efficacité dans le dépôt.

systèmes de classement numériques combinés avec une augmentation de codage couleur dossier dépôt et la vitesse de récupération - même lors de la récupération d`un fichier signifie référence dans un index pour identifier le numéro de dossier - car le fichier greffier a une prise de conscience immédiate de l`emplacement du fichier par groupe de fichiers. En cas d`organisation de fusions, où les différents organismes ont différents systèmes de numérotation, les codes numériques ne doivent pas être modifiées. Ajout de fichiers à la salle des dossiers est plus rapide parce que les petits fichiers numérotés (6 chiffres) sont déposés à la gauche de fichiers supérieur numérotés (7 chiffres).

systèmes de classement numériques identifient positivement des enregistrements spécifiques, tout en maintenant la confidentialité, ce qui est particulièrement important dans le domaine médical, des clients et dossiers des employés, en éliminant tous les marqueurs d`identité personnelle. systèmes de classement numériques facilement se conformer aux règles HIPAA.