Cycle de vie des documents électroniques

Un des plus grands défis pour tout système de gestion électronique est de documenter l`origine de nouveaux enregistrements d`une manière logique et cohérente pour une utilisation future, la récupération et le stockage. Ce qui constitue un record est établi par le manuel de politique de l`organisation qui est écrit avec les lois fédérales et étatiques à l`esprit. Si elle est correctement identifiée au début du cycle de vie, un record est facilement accessible jusqu`à ce que l`utilité de l`enregistrement expire et il est détruit. Selon l`organisation, certains dossiers sont créés automatiquement par le système lorsque certaines données sont entrées dans l`ordinateur. D`autres systèmes exigent un individu pour créer un enregistrement manuellement.

Une fois qu`un enregistrement est créé électroniquement, il est normalement distribué et utilisé comme un outil d`information à des fins commerciales ou gouvernementales. Pour cette raison, les enregistrements sont stockés dans un référentiel pour un accès facile. Bien actif, la plupart des dossiers sont entreposés, mais accessibles via une base de données avec des informations d`identification qui marque le dossier.

Une fois qu`un fichier a été utilisé et ne sera plus nécessaire régulièrement, un enregistrement est souvent stocké sous forme inactive. Les dossiers doivent être conservés pour l`accès avant d`être détruit selon les règles énoncées comme politique de l`organisation. Une partie de la raison d`une telle importance à la conservation appropriée concerne les questions de confidentialité. politique organisationnelle prudente aborde la sécurité comme une partie importante de la maintenance responsable de l`enregistrement.

Les dossiers doivent être accessibles pour un certain nombre d`années pour se conformer aux lois fédérales et étatiques. La plupart des politiques de l`organisation à propos de la conservation des dossiers et de la disposition utiliser les lois fédérales et de l`Etat que les exigences minimales en matière de conservation des documents. Les entreprises tiennent des registres aux fins du litige, dans le cas où ils sont forcés de défendre certaines actions commerciales prises dans le passé. Comment les dossiers sont éliminés est d`une importance critique. Comme les fichiers électroniques peuvent être restaurés dans des mains expertes, il est essentiel que les fichiers électroniques effacés sans aucun moyen possible de récupérer les informations.