Comment écrire une compagnie mémo

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Choses que vous devez

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Communication au sein d`une organisation est essentielle. Les employés plus connectés et informés sont, plus la confiance qu`ils se sentent à l`égard de leur employeur. La recherche indique que les employés préfèrent l`interaction face-à-face avec leurs supérieurs, mais les contraintes de temps et de la taille d`une organisation ne permettent pas toujours d`une telle approche. mémos de la Société sont une autre façon de communiquer des informations importantes à l`auditoire interne d`une organisation. Moins formel que des lettres d`affaires, ils peuvent annoncer de nouvelles politiques ou des changements d`organisation, de fournir des informations demandées ou servir une mise à jour du projet. Apprendre à écrire une compagnie mémo qui offre aux employés de l`information besoin aidera à renforcer votre entreprise de "pouvoir à l`intérieur."

Choses que vous devez

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Instructions

Insérez le logo de l`entreprise comme une image en haut de votre page.
Créer un titre qui lit (en lettres capitales) "NOTE," "MÉMORANDUM" ou "INTEROFFICE CORRESPONDANCE." Cela peut être centré en haut ou aligné sur la marge gauche.
Après le titre, insérer une ligne d`espace, puis les mots "À:," "DE:," "DATE:" et "ASSUJETTIR:" (Vous pouvez aussi remplacer "RÉ:" au lieu de "ASSUJETTIR:") Avec l`information appropriée, suivie d`un retour dur. Arrangement peut varier. Chaque élément peut avoir sa propre ligne pour un total de quatre lignes, ou vous pouvez diviser en deux colonnes: la première contenant "À:" et "DE:" et le second avec "DATE:" et "ASSUJETTIR." Vous ne pas inclure une adresse à l`intérieur ou Salutation ("Cher ...").
Démarrez le corps de votre mémo sur la deuxième ou la troisième ligne en dessous de la rubrique. Si votre mémo est un message de routine, ouvert d`une manière directe. Mémos qui offrent de mauvaises nouvelles devraient ouvrir avec une déclaration neutre étroitement lié au thème de la note de service, connu dans la communication d`entreprise comme un tampon, pour préparer les lecteurs pour l`information négative. Selon les nouvelles, vous pouvez choisir entre plusieurs stratégies pour cette ouverture. Assurez-vous qu`il est sincère, pertinent, honnête et brève.
Utilisez le reste de votre espace pour fournir des détails importants. Le ton doit être conversationnel. Utilisez des sous-positions pour rendre plus facile à lire des mémos. Vous pouvez également inclure des tableaux, des graphiques ou d`autres éléments visuels. Les auteurs cherchent à convaincre leurs publics devraient comprendre comment / pourquoi cette information bénéficiera soit les employés personnellement ou la société dans son ensemble.
Fin sur une note amicale positive. Ne pas inclure une formule de politesse ou de la signature.
Imprimer le mémo et initial par votre nom en haut, ou de préparer le mémo à être envoyé par courrier électronique (vous pouvez perdre une partie de la mise en forme par l`envoi par voie électronique). Si le mémo sera envoyé à plusieurs destinataires, il peut être moins cher d`imprimer une copie, initiale et ensuite faire des photocopies.
Distribuer. Il peut être remis en mains propres, par courrier électronique, envoyé par courrier interne ou par la poste par le bureau de poste.

Conseils & Avertissements

Utilisez le format de bloc (pas d`indentation) avec une ligne d`espace entre chaque paragraph.Focus sur un topic.Try pour garder le mémo sous deux pages.Memos ne devrait être utilisé au sein de votre public interne. Ne pas envoyer une note de service aux personnes en dehors de votre entreprise. Écrivez une lettre instead.If vous vous adressez à la note à certains individus plutôt que tout un département ou du personnel en général, alphabétiser votre liste de destinataires, sauf si il y a des gens dans certaines positions qui doivent bénéficier d`une place plus importante.