Comment écrire un mémo au personnel

Apprenez l`objectif de base et le format d`un mémo. Mémos sont généralement des documents internes utilisés pour communiquer au personnel. Fins peuvent inclure des rappels de politique, les demandes d`action, signaler un changement ou de fournir une notification officielle. Le format de mémo comprend un titre, l`introduction, le corps, le résumé et la fermeture. Les pièces jointes sont notées à bas du document.

Déterminer le but de votre mémo et, le cas échéant, les pièces jointes seront inclus.

Déterminer les destinataires de la note. Souvent, les superviseurs et les gestionnaires reçoivent des copies des notes de service et il peut y avoir une exigence d`inclure une copie dans un fichier. Déterminez ce que la note va dire et composer un brouillon. Vérifiez la politique de l`entreprise pour l`utilisation en-tête qui est approuvé pour les mémos.

Remplissez la rubrique, en commençant par la "Date." Inclure les noms et les titres des principaux bénéficiaires de la "À" section. Cela peut être une ou plusieurs personnes, ou il peut indiquer un groupe de personnes, tels que tous les gestionnaires de compte. Inclure dans le "cc" section, les noms et les titres de ceux qui vont recevoir des copies de la note. Inclure dans le "De" section le nom et le titre de la personne qui envoie le mémo. Inclure dans le "Assujettir" section d`un titre abrégé décrivant l`objet de la note.

Inclure un paragraphe d`introduction qui explique le but de la note de service, fournit des informations générales à cet effet et donne un aperçu de ce qui va suivre dans les paragraphes suivants. Inclure une alerte pour les lecteurs si le mémo contient la politique ou d`autres informations critiques.

Inclure des informations dans le corps, ou texte principal, de la note qui se développe sur l`introduction et aperçu. Par exemple, fournir le contexte qui a conduit à un changement de politique. Séparez et commander les paragraphes en fonction du contenu. Utilisez brefs paragraphes tout au long du mémo. Cette section peut être un ou deux paragraphes ou plusieurs pages, en fonction du but de la note.

Insérer le résumé et la fermeture. Le résumé ne peut pas être nécessaires pour une page mémos, mais il peut être utile avec de longs documents contenant des informations ou des instructions complexes. Fermer en remerciant lecteur et offrant votre aide pour répondre aux questions ou d`expliquer le contenu du mémo. En l`absence d`un résumé, inclure un bref résumé dans le paragraphe de clôture. Informer les lecteurs si le contenu du mémo sont confidentielles.

Remarque à la fin de la note d`une liste des pièces jointes mentionnées dans la note. Utillisez les mots "Attaché" ou "ci-joint" pour désigner la liste des pièces jointes. Ne pas inclure des pièces jointes qui ne sont pas référencés dans le mémo.

Signer le mémo. écrivains Memo paraphent habituellement ou signer des notes de service dans la section de tête, à côté de la "De" entrée. Une note officielle pourrait nécessiter une signature complète et la ligne de date à la fin du document.