Comment écrire un mémo formel avec enclos et initiales

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  • Conseils & avertissements
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    Une note formelle suit un format spécifique.

    La rédaction d`un mémo formel est un moyen efficace de communiquer au sein d`une entreprise. Écrivez la note avec une voix autoritaire qui a l`intention d`informer plutôt que d`intimider le lecteur. Complément d`information fourni avec le mémo est connu comme une pièce jointe et les boîtiers sont généralement inclus avec les lettres. Une note officielle comprend des sections spécifiques et comprend à la fois l`auteur de et les initiales de l`assistant à la fin. Bien que la plupart des notes de service sont une page ou moins, souvenez-vous d`inclure un paragraphe sommaire à la fin de la note si elle est plus d`une page.

    Choses que vous devez

    • Accessoires pour le mémo (si nécessaire)



    • Créer le titre du mémo, qui comprend "À," "De" et "Assujettir" sections. Décider qui a besoin de recevoir une copie du mémo. Si vous incluez les pièces jointes, décider qui a besoin d`obtenir les pièces jointes, et qui a juste besoin d`une copie de la note de service afin qu`ils soient au courant de l`information et que les pièces jointes ont été distribués (par exemple, un gestionnaire peut avoir créé la pièce jointe et ne sera pas nécessairement besoin d`une copie). Inclure les noms de tous pour obtenir la note de service dans le "À" section de la rubrique. Les gens que vous souhaitez copier aller dans le "cc" une partie de la note à la fin de la note. Il peut aussi y avoir des gens à qui vous souhaitez informer le secteur privé sur le mémo. Ces bénéficiaires seront "aveugle copié." Ils recevront une copie de la note, mais non cotées en bourse dans le "À" ou "cc" sections.

    • Ecrire le corps de la note de façon claire et concise. Utiliser un langage direct et formel, mais garder le mémo de sonner intimidant ou péjoratif. mémos plus longs devraient inclure les titres de paragraphes pour les rendre plus faciles à lire.

    • Terminer le mémo. À la fin du corps de la note, les initiales de l`auteur doivent apparaître, avec les initiales de l`assistant après une barre oblique "XX / yy." Les initiales de l`auteur sont capitalized- l`assistant de sont en minuscules. En dessous, deux espaces vers le bas, devrait être le mot "Pièces jointes (x)" avec le nombre de pièces jointes inclus dans des parenthèses, s`il y a plus d`un. Ensuite, la liste des personnes que vous souhaitez copie carbone, ou "cc." Il devrait être dans un format de liste. Les gens qui sont aveugles copié doivent être écrites à la main sur leurs copies. Assurez-vous d`inclure le "bcc" afin qu`ils sachent qu`ils ont été copiés de façon anonyme. L`auteur de la note devrait parapher par son nom dans la "De" section de la rubrique avant le mémo est distribué.

    Conseils & Avertissements

    • Gardez une copie supplémentaire ou deux de la note dans un fichier avec les pièces jointes dans le cas où quelqu`un d`autre doit être ajouté à la liste de distribution.
    • Relisez la note pour les erreurs typographiques qui Orthographeurs manquent (forme / from).
    • La plupart des logiciels de traitement de texte comprend un modèle de mémo si votre entreprise n`a pas celui spécifié à utiliser.
    • Assurez-vous que vous incluez tous les destinataires dans la "À" section de la note.
    • Mémos ne devraient être utilisés pour les communications internes de l`entreprise. Communication avec les fournisseurs ou les clients doit être écrit dans un format de lettre.
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