Le mémo est l`une des façons les plus courantes pour communiquer avec vos collègues et supérieurs. Obtenir votre point de vue d`une manière claire et concise et en utilisant le bon ton sont les choses les plus importantes à prendre en compte lors de la rédaction d`un mémo. Parfois, le ton que vous utilisez sur des notes de service va changer en fonction de la personne que vous écrivez, mais des notes de service à des chefs de service doit toujours maintenir un ton sérieux et respectueux.
Créez votre rubrique. Le titre d`une note de service est une section de quatre lignes qui comprend une ligne "à" (écrire le nom de votre chef de service et son titre d`emploi), un "de" ligne (votre nom ainsi que votre titre), une «ligne de date" et une ligne «sujet». Toutes les notes de service utilisent ce type de rubrique.
Ecrire l`ouverture à votre mémo. Voici un aperçu de ce que la note est d`environ. Dites pourquoi vous écrivez le mémo, une action spécifique de votre mémo suggère et le contexte de tout ce qui vous a amené à écrire votre mémo en premier lieu.
Ecrire le corps de votre mémo. Ceci est l`endroit où vous exposez sur les informations que vous avez abordé dans votre ouverture. Vous souhaitez inclure toute information qui prend en charge le but principal de votre mémo.
Écrire un clôture. Une note de fermeture succinctement résume la note, ainsi que des discussions sur la possibilité d`une réunion de suivi.
Ajouter les pièces jointes. Sur des notes de service par courriel, vous pouvez joindre tous les matériaux nécessaires par voie électronique. Sur les notes de papier, vous voudrez attacher physiquement tout matériel supplémentaire. Assurez-vous de mentionner vos pièces jointes quelque part sur votre mémo. Vous pouvez inclure une section des pièces jointes à la fin de la note si vous le souhaitez.
Conseils Avertissements
- Quelques notes de service peuvent être très court. Que la situation spécifique dicte combien vous écrivez. Rappelez-vous toujours votre auditoire lors de l`écriture des notes de service. Dans ce cas, ce public est votre chef de service. Ne pas écrire tout ce que vous ne diriez pas à l`un de vos supérieurs.
