Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de documenter le comportement des employés. Si le comportement des employés exige une correction, une note de service disciplinaire sert avis que l`action est inacceptable et doit être corrigée. Une note disciplinaire suit habituellement counseling verbal donné à l`employé. Cependant, pour des infractions graves, le document écrit peut être le premier avertissement. Le document écrit peut vous protéger et protéger votre entreprise contre les poursuites judiciaires coûteuses.
Évaluer la situation. Lorsque cela est possible, l`employé aurait dû recevoir un avertissement préalable que le comportement précipitant la note était inacceptable, et a été l`occasion de corriger le comportement. Si le problème persiste, alors une note de service peut être le prochain plan d`action approprié.
Insérez les éléments d`identification corrects dans le mémo. Une note disciplinaire doit être daté et signé par le directeur et contient une ligne de signature pour l`employé, la date de l`avertissement et le nom du gestionnaire qui a initié l`action. Les signes d`employés seulement pour indiquer qu`elle a reçu la note de service, non pas qu`elle est d`accord avec son contenu. Inclure la langue qui indique ceci sous la ligne de signature. Si l`employé refuse de signer, puis signature d`un témoin est nécessaire.
Décrire l`événement disciplinaire qui a conduit à la mise en garde, en utilisant uniquement les faits. S`il y a eu des discussions antérieures concernant l`incident, notez-les dans le mémo. Assurez-vous que la langue ne soit pas trop précis pour que l`avertissement ne comprend pas les incidents liés. Par exemple, si l`employé est souvent pris la navigation sur Internet, l`avertissement ne devrait pas lire "employé abstenir de faire du shopping en ligne." Plutôt un avertissement plus efficace est: "employé ne pas utiliser les ordinateurs et autres équipements de bureau pour les activités non liées à l`emploi."
Évitez le langage punitive ou péjoratif. Le contenu de la note devrait aider l`employé à prendre des mesures pour améliorer son comportement. Notez la règle de l`entreprise ou de la politique qui a été violée, le cas échéant.
Inclure un plan d`action. Cela donne des mesures spécifiques d`amélioration. S`il y a des ressources telles qu`un programme d`aide aux employés ou à des cours de formation disponibles pour aider l`employé, inclure dans le plan aussi bien. Vous pouvez également être une ressource pour l`employé, offrant une formation complémentaire, le coaching et l`examen des produits de travail selon les besoins. Le plan d`action doit établir, selon le cas, les attentes des nouveaux comportements ou des niveaux de performance.
Conseils & Avertissements
- Assurez-vous que le ton de la note est factuelle, pas dérogatoire ou punitive.
- Assurez-vous que vous suivez le protocole que votre entreprise a mis en place pour la discipline progressive.
- La faute grave peut demander la suspension ou la résiliation immédiate. Connaître les politiques de votre entreprise.
