Comment écrire et envoyer un mémo

Pensez à votre auditoire. Avant de commencer à composer votre mémo, tenir compte du niveau d`éducation et l`expérience des personnes avec qui vous communiquez. Aussi garder à l`esprit les besoins de vos destinataires. Certaines personnes peuvent avoir besoin d`instructions plus détaillées et, des lignes directrices spécifiques établies, tandis que d`autres peuvent être fournis un peu très générale de l`information, puis prendre l`initiative de leur propre chef.

Utilisez la mise en forme d`en-tête correct. dans le "date" ligne, utiliser des abréviations standard. Pour "À," vous devez lister chaque personne qui recevra le mémo par son nom. Ne pas utiliser des surnoms. Utilisez les noms et prénoms, et les mettre dans l`ordre alphabétique ou par poste au sein de l`entreprise. Pour le "De" ligne, utilisez votre nom et prénom, ainsi que le service qui vous sont dans, le cas échéant.

Choisissez une ligne d`objet qui est spécifique et informatif. Souvent, les gens envoient des mémos avec des lignes d`objet qui sont vagues et générales. A un précis et concis donnera aux bénéficiaires une bien meilleure idée de ce que la note fait référence. Par exemple, une ligne générale du sujet se lirait "Réunion," mais une ligne spécifique du sujet pourrait-on dire, "Les ventes de présentation de l`équipe pour la réunion de vendredi."

Ouvrez avec les spécificités. Ne perdez pas de temps avec chit-chat ou de fond. La première partie de votre mémo devrait dire exactement ce que vous avez besoin. En utilisant l`exemple ci-dessus, de la présentation de l`équipe de vente, vous pouvez ouvrir avec, "Lors de la réunion de vendredi, l`équipe de vente présentera un diaporama avec le revenu et les comptes créditeurs chiffres pour le premier trimestre."

Écrivez votre mémo, évitant la voix passive. Une note de service est conçu pour partager des informations et demander une assistance, si vous avez besoin d`utiliser une voix active. Dans la grammaire et l`écriture, la voix active signifie que le sujet d`une phrase est active - faire ou d`être quelque chose - plutôt que d`avoir d`autres choses se produisent à eux. La voix active se lirait comme, "L`équipe de vente présentera un diaporama." Une approche passive serait formulée comme, "Nous aimerions l`équipe de vente d`envisager une présentation diaporama."

Ecrire une conclusion. Votre conclusion n`a pas à être compliqué, mais il devrait résumer les points clés mentionnés dans la note elle-même.

Modifier votre travail. Peu de choses sont aussi gênant que l`envoi d`une note de service de l`entreprise et de réaliser par la suite que vous avez laissé une faute d`orthographe géant en plein milieu de celui-ci. Relisez votre mémo avant de l`envoyer, et en plus de faire des corrections, éliminer les mots inutiles. Gardez votre mémo concis.

Envoyez votre mémo. Si vous l`envoyez par courrier interne, assurez-vous que chaque personne traitée dans la note de service obtient sa propre copie. Personne ne devrait jamais avoir à partager une note avec le gars dans la cabine à côté.

Utiliser le courrier électronique si elle est une option. Une note d`e-mail doit être envoyé à tout le monde en même temps, mais vous souhaitera peut-être aveugle copier certains des destinataires. Si vous êtes emailing votre mémo, mettre le sujet de la note dans la ligne d`objet de l`en-tête de courrier électronique. Ne pas utiliser mignon ou colorés polices, images ou autres email add-ons.

Suivi une fois que vous avez envoyé votre mémo. S`il y a un délai mentionné dans la note de service, assurez-vous de vérifier en arrière avec les bénéficiaires plus tard.