Une note de refus de crédit doit être si clair qu`aucune autre correspondance est nécessaire. Dans le même temps, utiliser un langage approprié et ne pas faire des divulgations qui pourraient entraîner des poursuites judiciaires futures. Prendre des précautions supplémentaires et de créer un mémo qui fournit une image positive de vous et votre organisation.
Utilisez la disposition préférée de votre entreprise lors de la création d`un en-tête pour votre mémo. Inclure les informations suivantes: date, expéditeur, destinataire (s), cc (copie carbone), CCi (copie carbone) et l`objet. Parce que le crédit est un sujet sensible, de limiter le nombre de personnes qui recevront cc ou bcc copies. Utilisez une phrase simple pour la ligne de sujet, comme "Demande de crédit."
Utilisez le premier paragraphe de la note comme un tampon. Commencez par une déclaration neutre comme un compliment ou une expression d`appréciation. Par exemple, "Je vous remercie de votre lettre du 12 Septembre demandant une augmentation de votre marge de crédit" ou "Vous êtes un client précieux et nous apprécions votre entreprise au cours des sept dernières années."
Décrire les principaux motifs de refus de crédit dans le deuxième paragraphe. Se reporter à la politique de l`entreprise et de montrer clairement que la demande a été sérieusement envisagée. Par exemple, "Notre enquête révèle que votre statut d`emploi et votre situation financière est instable en ce moment." Utilisez la voix passive de se concentrer sur des actions plutôt que des personnalités. Par exemple, "Votre demande ne peut être traitée ce mois-ci" à la place de "Nous ne pouvons pas traiter votre demande ce mois-ci."
Évitez les terminaisons que le son conserve ou de mauvaise foi. Par exemple, "Si vous avez des questions, s`il vous plaît à me contacter." Dans le troisième paragraphe, personnaliser la fermeture avec des informations sur des solutions de rechange ou de fournir des suggestions sur la façon dont le bénéficiaire peut améliorer son crédit. Veillez à ne pas susciter de faux espoirs.
Relisez votre mémo très attentivement. Utilisez un dictionnaire et un livre de style d`écriture pour vérifier tous l`orthographe, la grammaire et la ponctuation. Vérifiez le ton de la note de service. Demandez à un collègue ou un mentor pour lire le mémo à voix haute. Réfléchissez si ça sonne trop sévère ou a un langage vague. Rappelez-vous, le crédit est un sujet sensible. Effectuez les modifications nécessaires avant l`envoi de la note de service.
