Dans de nombreux lieux de travail, des protocoles servent comme un moyen commode et efficace de communiquer. En répondant aux questions dans un mémorandum, au lieu de la communication face-à-face, vous pouvez à la fois augmenter le nombre de travailleurs que votre réponse atteint et fournir aux travailleurs un document physique ou électronique pour référencer plus tard, devraient-ils oublier la réponse que vous avez donnée. Pour vous assurer que votre mémo est aussi efficace que possible, formater votre communication correctement, et soigneusement composer avec votre public à l`esprit.
Créer une rubrique mémo. Inclure le "Date:" suivie de la date complète sur laquelle vous envoyez votre mémo, "À:" avec une explication de qui vous envoyez le mémorandum, "De:" avec votre nom, et "Assujettir:" avec une description concise du sujet. Si la préparation de votre mémorandum par e-mail, cette rubrique sera probablement déjà en place pour vous. Si la saisie de votre mémo, placez toutes ces informations en haut de la note, aligné à gauche.
Placer la question dans la ligne d`objet. Si la question que vous abordez était trop long, condenser en raccourcissant dans une phrase de deux ou trois mots significatifs. Si vous prévoyez de traiter plus d`une question dans votre mémorandum, la liste au sujet des questions, suivie par "Q&UNE" pour alerter les employés sur le contenu de la note. En plaçant cette question ou le Q&Une notation dans la ligne de sujet, vous rendre plus facile pour les employés à trouver le mémo devraient-ils besoin de faire référence plus tard.
Répondez à la question ou les questions de façon concise encore clairement. Les employés veulent des réponses à leurs questions, et non pas décousues verbeux. En gardant votre réponse claire et courte, vous pouvez augmenter la probabilité que les lecteurs puissent comprendre la réponse et de répondre efficacement à elle.
Dites aux employés qu`ils doivent contacter si elles ont besoin d`informations supplémentaires. Si vous voulez dissiper toute confusion en ce qui concerne les questions vous-même, demandez-leur de vous parler. S`il y a un autre service au sein de votre entreprise qui serait mieux adapté à répondre à des questions sur le sujet, dites à vos employés pour faire référence à une personne en particulier au sein de ce département, et inclure les coordonnées de cette personne.
