Il y a des choses spécifiques que vous pouvez communiquer à d`autres personnes dans votre lieu d`affaires en utilisant la distribution de mémo. Une note est généralement de communiquer quelque chose d`important pour les collègues et est habituellement distribué à au moins plus d`une personne au sein de la société. Une note de service peut également être utilisé pour que chacun sache à propos de quelque chose d`urgent, tels que les fichiers perdus. fichiers perdus peuvent affecter le fonctionnement de l`entreprise et les travailleurs devraient être alerté sur le problème et comment ils peuvent aider le plus rapidement possible.
Remplissez l`en-tête de la note sur les fichiers perdus. Cela comprend une ligne pour la date, le sujet, qui le mémo est et à qui il est originaire. Ces lignes sont étiquetés "Date", "Objet", "To" et "De". Le sujet devrait au moins dire "Lost Files", mais peut aussi décrire quels fichiers sont perdus.
Expliquez brièvement la question dans le premier paragraphe directement sous l`en-tête. Cela devrait certainement inclure les fichiers qui sont perdus, tels que les fichiers d`un client ou d`un projet spécifique. Elle peut également inclure comment vous croyez que les fichiers ont été perdus, où ils pourraient être, et combien il est urgent de les trouver.
Décrivez plus sur le problème dans la section suivante. Obtenez plus de détails sur les fichiers perdus à ce stade. Vous pouvez fournir des détails sur le client ou projeter les fichiers sont pour ou plus d`informations sur la façon dont les fichiers peuvent être recherchés par les employés. À ce stade, donner une date précise les fichiers doivent être trouvés par.
Dites aux destinataires de la note exactement ce que vous voulez qu`ils fassent dans la dernière section. Cela devrait être des éléments d`action spécifiques, telles que la recherche dans la base de données X ou passer par tous vos fichiers personnels dans le cas où vous avez enregistré les fichiers perdus sur votre entreprise informatique ou les lecteurs flash. Répétez la date à laquelle les fichiers doivent être trouvés par.
Relisez le mémo. Assurez-vous que vous n`avez pas inclus toutes les informations sensibles sur les fichiers qui ne devrait y avoir une trace écrite de. Aussi, assurez-vous que vous avez articulé l`importance de trouver les fichiers perdus clairement.
