Un mémorandum ou un mémo, est un document utilisé pour communiquer au sein d`une organisation. Ce type de document communique habituellement des problèmes ou des avis aux membres de l`organisation, persuade les autres à agir, ou demande des commentaires. Mémos sont nécessairement courts et concis et suivent un format spécifique. Presque tous les domaines professionnel utilise des notes de service à communicate- apprendre à écrire un est souvent important pour la réussite professionnelle.
Notez l`idée générale de votre mémo et votre public cible avant d`écrire le document réel. Audience examen est très important lors de l`écriture des notes de service. Par exemple, si un problème ne concerne qu`un petit groupe de personnes, ne traite pas de la note à l`ensemble de l`organisation. Considérer la langue appropriée pour le public en général. Vous voudrez peut-être communiquer un message différent à ses supérieurs que ses subordonnés.
Remplissez votre section d`en-tête. Toutes les notes de service devraient avoir les mêmes sections. D`abord, le "To" section contiendra le nom des récepteurs. Par exemple, «Pour: John Smith» ou «Pour: Staff Smith Co." pourrait fonctionner dans un "To:" ligne. Dans le cadre du "To:" ligne, remplir un "From:" la ligne avec votre nom en elle. Directement sous la "From:" inclure une "Date:" section avec la date de la note de service est écrit. Les mois sont souvent abbreviated- Février devient "février" Enfin, inclure un "Objet:" Conformément à un titre spécifique qui indique ce que la note est d`environ.
Rédigez votre message Continuer- viser pas plus d`une page. Votre première phrase devrait indiquer clairement l`objet et le contexte de la note. Ensuite, le cas échéant, expliquer le contexte de l`événement, la situation ou les circonstances de l`objet de la note brièvement. Après, expliquer exactement ce que vous voulez ou attendez de ceux qui reçoivent la note de service. Si votre mémo est nécessairement plus d`une page, vous voudrez peut-être inclure un bref paragraphe de résumé à la fin du message à des fins de clarté.
Fermez avec une fin polie. Assurez-vous de remercier les récipiendaires pour leur temps dans la lecture du mémo et inviter à la discussion ou des commentaires sur le contenu de la note elle-même.
Inclure une "joint:" ligne après la clôture si vous devez joindre des documents supplémentaires avec le mémo. Indiquez brièvement le titre des pièces jointes dans cette ligne comme «Attaché: CV."
Examinez votre mémo pour découper toute information qui est superflu et simplifier des phrases verbeuses. Le but de cette note est la brièveté.
Vérifiez sur votre mémo pour les questions d`orthographe et de grammaire. Mémos sont généralement considérés comme des documents professionnels. erreurs d`inattention et l`inattention à la grammaire pourraient refléter mal sur l`écrivain.
