Comment rédiger une note de réunion

Suivez les procédures standard pour la communication d`entreprise écrite lors du formatage d`un mémo de réunion - espace unique et laissé justifier le contenu, sauter une ligne entre les paragraphes, mettre un espace après chaque période et n`indenter pas lorsque vous démarrez un nouveau paragraphe. Utilisez des titres spécifiques, tels que "Ce qu`il faut apporter à la Réunion" pour aider les bénéficiaires à identifier des informations importantes, et fournissent des listes numérotées et des puces afin qu`ils puissent trouver rapidement les informations dont ils ont besoin, recommande la Université Purdue Online Writing Lab. Laissez une marge de 1,5 pouces en haut - à moins que vous utilisez en-tête et doit augmenter la marge - et écrire le mot "MÉMORANDUM" en lettres majuscules en caractères gras en haut de la page, recommande Loyola University La Nouvelle-Orléans.

Fournir des renseignements précis sur la réunion. Ne pas utiliser des notes de réunion pour discuter d`autres questions qui ne sont pas pertinents pour la réunion, recommande la Université du Maryland University College. Inclure la date, l`heure et le lieu de la réunion, le sujet primaire et qui est conduite de la réunion dans le titre. Adresse du mémo aux employés individuels, tout un département, une équipe spécifique ou l`ensemble du personnel, au besoin. Fournir un bref résumé de ce qui sera discuté lors de la réunion et inclure des instructions ou des pièces jointes si vous voulez que les employés à lire ou à préparer le matériel avant la date de la réunion. Gardez votre mémo à une page ou moins.

Utiliser un langage professionnel quotidien commun dans votre mémo et d`éviter l`argot, le sarcasme ou des blagues. Indiquez clairement quand, où et pourquoi vous mener la réunion, et ne pas essayer d`impressionner les destinataires avec des mots de vocabulaire à froufrous. Soyez direct et précis avec vos détails et instructions réunion, tout en conservant un ton poli et courtois. Évitez l`émotion et en tenir aux faits de base sur la réunion, selon l`Université Loyola. Même si vous aborderez les questions chargées d`émotion, de conflits ou préoccupations des entreprises au cours de la réunion, votre mémo réunion a besoin d`un ton calme et neutre.

Envoyer un mémo réunion de la même façon que vous le feriez normalement communiquer avec les collègues et le personnel. Par exemple, un directeur d`école primaire pourrait mettre une copie papier de la note dans la boîte de courrier interne de chaque enseignant. Ou, elle pourrait envoyer des mémos par voie électronique aux adresses e-mail des enseignants. Seulement envoyer un message mémorandum texte à vos employés si vous les avez déjà averti à l`avance que vous prévoyez de correspondre de cette façon. Mémos sont généralement trop longtemps pour présenter en utilisant la messagerie texte, sauf si vous êtes seulement fournir la date, l`heure et l`emplacement. Évitez d`utiliser des comptes de courriel personnels des employés pour les entreprises, mais ne pas hésiter à envoyer des mémos de réunion pour travailler adresses e-mail.