Lorsque vous avez besoin de mettre à jour un manuel de formation, processus métier ou manuel, le véhicule parfait est une note de formation. Le format de mémo vous permet de cibler vos destinataires et inclure des informations de suivi en temps opportun, et est particulièrement utile dans les situations où de nouvelles considérations juridiques ou mesures nécessaires ont été ajoutées à un processus existant. En suivant quelques étapes simples, vous pouvez vous assurer que votre mémo communique clairement et succinctement vos idées tout en évitant les pièges courants.
Identifiez votre public. Cela vous aidera à inclure les informations les plus pertinentes pour votre mémo. Par exemple, si vous écrivez pour expliquer comment utiliser le nouveau copieur au troisième étage, ne pas envoyer le mémo à tous les employés dans le bâtiment. Ou si une nouvelle loi aura un impact sur la façon dont les affidavits sont prises dans un cabinet d`avocats, vous ne devez inclure l`équipe de maintenance.
Présentez votre sujet. Le premier couple de lignes devrait permettre à vos lecteurs savent pourquoi cette note est importante pour eux. Faites-leur savoir ce que l`ancien processus était, ou qui processus actuel de cette mise à jour concerne, ainsi que la raison de la mise à jour.
Décrire les nouvelles mesures ou exigences. Utilisez un seul niveau de rubriques et de garder vos explications concis et précis. Inclure les informations mises à jour, ainsi que toutes les étapes ou procédés antérieurs qui ne devraient plus être suivies ou exécutées.
Inclure une ligne de temps. Il est clair que laisser votre auditoire savoir quand la nouvelle politique entrera en vigueur. Si elle est un changement immédiat, indiquer clairement s`il y a une période de grâce ou d`un processus de transition pour la procédure préalable. Par exemple, s`il y a un nouveau formulaire de demande un congé, laisser les employés savent ce qui va arriver à des demandes qui sont déjà en cours de traitement.
Fermer avec des étapes de suivi. A la fin de votre mémo, laissez votre public sait ce qu`ils doivent faire si elles ont des questions qui ne sont pas répondues dans votre document. Cela pourrait inclure un lien vers la documentation supplémentaire, ou un numéro de contact qu`ils peuvent appeler. Si votre mémo de formation fait partie d`une série de mises à jour, l`état lorsque la prochaine mise à jour sera prêt.
Conseils Avertissements
- Limitez votre mémo à un sujet principal.
- Utilisez la deuxième personne (vous) pour parler directement à votre auditoire.
