Les notes que vous écrivez en tant que comptable en disent long sur votre expérience professionnelle et la crédibilité. Comptables sont chargés d`écrire toutes sortes de notes de service, y compris les notes informelles internes à des collègues et des superviseurs, des notes officielles aux unités ministérielles et mémos fiscaux aux clients. Une note de service de comptabilité mal écrit peut confondre les destinataires et endommager votre entreprise debout. Apprendre à rédiger des notes de comptabilité avec la clarté et la précision est la clé de la communication d`entreprise efficace et l`établissement d`une réputation favorable au sein de votre organisation.
Déterminer le public et le but de votre mémo. La plupart des notes de service sont utilisés pour attirer l`attention sur les problèmes, proposer des solutions, communiquer les objectifs officiels de l`entreprise ou de transmettre de nouvelles informations. Ne pas envoyer un mémo à un bureau entier si elle implique un seul ministère. Voir également la sensibilité de la matière et si les informations seraient mieux véhiculées par une note officielle ou communication face-à-face.
Formater la tête de mémo en utilisant les segments suivants: A: (les noms des récipiendaires et titres d`emploi),
DE: (votre nom et le titre du poste), DATE: (date complète et à jour) et OBJET: (ce que la note est d`environ).Assurer que les bénéficiaires sont traités par leur nom correct et titres formels d`emploi. Soyez précis et succinct dans votre ligne de sujet. Par exemple, "Fin de trimestre" comme une ligne d`objet pourrait signifier quoi que ce soit aux destinataires. Au lieu d`utiliser quelque chose comme, "Procédures de dépôt nouvelles pour la fin du trimestre."
Donnez un bref aperçu de ce que la note est sur le segment d`ouverture. Le but du segment d`ouverture est de clarifier aux bénéficiaires pourquoi ils ont reçu la note de service et pourquoi ils devraient lire le document. Gardez le segment d`ouverture à un court paragraphe.
Ajouter contexte en décrivant le problème, événement, circonstance ou arrière-plan de la note. Le contexte peut être la phrase d`ouverture de votre paragraphe suivant ("En raison de la confusion liée aux procédures de dépôt de dernier trimestre. . . "), Ou un paragraphe complet et distinct, en fonction de la quantité d`information nécessaire pour obtenir tous les destinataires de la vitesse.
Suivez le contexte avec le segment de la tâche, qui est la partie de la note qui décrit ce qui est fait pour résoudre le problème ou le problème ("Nous mettons en place de nouvelles procédures de dépôt pour le prochain trimestre. . . "). Gardez le segment de la tâche à une phrase ou un court paragraphe, en fonction de la complexité de la question à portée de main.
Suivez le segment de la tâche avec une discussion complète qui fournit des détails supplémentaires et un soutien. Le segment de discussion devrait être la plus longue partie de la note et inclure tous les faits et la recherche qui sauvegardent la recommandation (s) prévu par la note de service. Le plomb avec les détails les plus pertinents et les points forts de la preuve.
Terminer le mémo avec un segment de fermeture à court, pas plus d`un paragraphe, qui décrit courtoisement les actions que vous voulez que les destinataires de la note à prendre ("À partir du mois prochain, s`il vous plaît suivre les nouvelles procédures de dépôt. . ."). Stress comment les bénéficiaires profiteront de suivre les actions décrites dans la note ("Nous espérons que ces nouvelles procédures de dépôt vous permettra d`économiser du temps et de réduire votre charge de travail. . . ").
