Structure d`une réunion d`affaires

La structure d`une réunion d`affaires commence par une série de présentations formelles. À moins que tous les participants à la réunion est familier à tout le monde, cela est une partie importante du processus, car il permet aux participants d`apprendre au sujet de qui sera fournir de l`information au cours de la réunion. Il donne également des étrangers, tels que les consultants et les nouveaux employés, une occasion d`apprendre qui ils travaillent. Le chef d`une réunion est le président, qui appelle la séance à l`heure et fait toutes les introductions nécessaires.

Après les présentations, la structure d`une réunion d`affaires nécessite quelqu`un de lire un ordre du jour. Cette liste de tous les éléments qui seront en discussion, et dans quel ordre. L`ordre du jour peut être une liste de noms, indiquant qui parlera, ou une liste de sujets avec des sous-titres pour chaque participant qui aura l`occasion de commenter. L`ordre du jour sera également noter la durée de la rencontre et les pauses. Tout en lisant l`ordre du jour, le président devrait indiquer si la réunion doit se terminer par un certain temps, ou si elle continuera au-delà de l`heure de fin prévue si nécessaire.

Après avoir présenté l`ordre du jour, une réunion d`affaires se déplace dans une série de tâches administratives. Celles-ci varient d`une organisation à l`autre, mais peuvent inclure des participants approuvant les minutes d`une réunion précédente, un appel nominal formel, désignation des missions (comme un gardien d`enregistrement et un gardien du temps) et toute information non-divulgation nécessaire si les sujets abordés sont confidentiels .

Le cœur d`une réunion d`affaires ne vient pas jusqu`à ce que les tâches administratives et organisationnelles sont complètes. Suite à l`ordre du jour, les participants font des présentations et répondent aux questions des autres haut-parleurs. Un gardien record prend des notes tout au long de la réunion pour référence future, bien que les participants individuels peuvent prendre leurs propres notes ainsi. À divers moments tout au long de la réunion, un haut-parleur peut ouvrir la parole à des commentaires ou des questions, ou demande que certains participants répondent à des questions ou ajouter des informations au sujet de la discussion. Réunions généralement proches quand tout le monde a parlé ou le délai arrive, avec la fermeture des remarques du président.