Un programme bien planifié peut garder une réunion sur la bonne voie. Le temps est précieux, et les horaires chargés peut permettre seulement une certaine quantité de temps pour entrer et sortir des réunions. Agendas servent comme un moniteur pour le temps alloué à la réunion, et les réunions sont plus productifs et organisé avec un guide détaillé.
Utilisez un autre programme de traitement de texte Microsoft Word ou. Créer votre agenda en utilisant un de ces programmes pour un look professionnel. Dans Microsoft Word, vous pouvez utiliser un modèle ou créer votre propre.
Attribuer un facilitateur, une personne qui va parler sur les thèmes retenus pour la réunion. Mettez le nom de la personne à l`ordre du jour après le titre de «facilitateur». La personne qui crée l`ordre du jour est l`administrateur, et le rôle de l`administrateur est de garder la réunion sur la bonne voie avec l`ordre du jour. Cette information ne devrait pas être mentionné sur l`ordre du jour.
Créer une section pour les participants. Inclure les noms de tous ceux qui assisteront à la réunion et inclure vous-même. Vous devez inclure le prénom et le nom de vos invités. Ne présumez pas tout le monde connaît.
Réglez la quantité de temps nécessaire à votre agenda. Des réunions productives sont longues au moins une heure, et de créer votre agenda autour de ce laps de temps. Allot un laps de temps pour chaque sujet. Par exemple, les remarques d`ouverture peuvent être 5 minutes- sujet n ° 1 peut être 15 minutes, etc. Pour ce faire, jusqu`à ce que vous avez utilisé l`heure. Votre réunion ne peut pas durer longtemps, mais vous aurez le temps prévu juste au cas où.
Inclure une section de notes pour quoi que ce soit l`administrateur peut avoir besoin pour assurer le suivi. Pour les réunions de suivi, documenter les informations pour créer votre prochain ordre du jour.
Envoyez vos agendas à tous les participants jours avant la réunion. Cela donne aux participants le temps de préparer et vous donne le temps de reprogrammer si les personnes clés sont incapables d`y assister.
