Comment mener une réunion par téléconférence

Contactez les personnes que vous avez invités à la téléconférence et confirment ceux qui seront présents. Envoyez-leur un e-mail avec le numéro de la conférence et les NIP nécessaires pour accéder à la conférence. Le courrier électronique doit inclure l`ordre du jour de la réunion et des rapports ou des documents d`information que vous voulez que les gens à lire au préalable. Cela devrait réduire la quantité de temps de réunion réelle gaspillé sur des explications.

Comme toute réunion d`affaires, une téléconférence devrait commencer à l`heure, avec tous ceux qui ont dit qu`ils allaient assister effectivement à apparaître. Commencez par rappeler aux participants à la fin de la réunion. Demandez à tout le monde de se présenter, et les encourager à le faire à chaque fois qu`ils parlent. Une fois que la réunion se met en branle, garder les gens concentrés sur les points de l`ordre du jour, sans égarer sur des sujets pertinents.

Parler au téléphone, il est facile pour les participants de vérifier Facebook ou par courriel ou autrement abandonnent la discussion. Lorsque vous effectuez la réunion, faire un effort supplémentaire pour garder tout le monde. Ne laissez personne dominer la conversation, y compris vous-même. Posez des questions individuellement plutôt que "Est-ce que tout le monde est d`accord?" ce qui peut conduire à un babillage de réponses simultanées. Si les gens essaient de parler en même temps, il est à vous de décider qui parle en premier.

Si quelqu`un met son téléphone en attente, tout le monde va entendre la musique d`attente ou informercial. Rappelez à chacun de cela, et de décourager d`aller en attente à moins qu`il est essentiel. Vous pouvez également les participants à utiliser le bouton mute quand ils ne parlent pas, de sorte que personne n`a d`entendre d`autres bruits de leur bureau. CIO Magazine dit, cependant, que de ne pas utiliser le bouton mute rend plus facile pour les gens à répondre instantanément. Il est à vous qui approche fonctionne mieux.

Comme vous travaillez à travers l`ordre du jour, prendre des notes - points importants, les décisions de la majorité, les problèmes de quelqu`un élevé. Ne pas essayer d`écrire un procès-verbal, cependant. La coordination de la réunion est un gros travail, donc si vous voulez un enregistrement détaillé, assigner la minute de maintien à quelqu`un d`autre. A la fin de la réunion, résumer les points clés, de sorte que tout le monde sait ce qui se passe ensuite. Cela donne également toute personne qui est en désaccord avec votre interprétation une chance de le dire.

Après la réunion se termine, jetez un oeil à l`ordre du jour. Voyez combien de l`ordre du jour que vous avez réellement couvert. Si vous êtes tombé court, il peut être vous pressé plus sur l`ordre du jour que vous pourriez aller au-dessus ou que vous ne l`avez pas garder tout le monde sur la bonne voie. Parlez aux autres participants sur ce qu`ils pensaient et comment il aurait pu faire mieux. Chaque réunion infructueuse détient des leçons sur la façon de faire mieux la prochaine fois.