Comment prendre d`excellentes minutes de réunion

Sélectionnez une méthode pour enregistrer les minutes de la réunion. Peser les avantages et les inconvénients de l`enregistrement de la bande, de taper des notes, et écrit les détails à la main au cours de la réunion. Envisager une méthode à sûreté intégrée, telle qu`une combinaison de deux de ces méthodes. Par exemple, vous pourriez bande enregistrer la réunion et tapez également des notes sur votre ordinateur portable ou tablette.

Obtenir une copie de «Règles de Robert de l`ordre» ou accéder à un abonnement en ligne de cette amorce sur la procédure parlementaire et les meilleures pratiques pour la conduite et l`enregistrement de réunions. Étudier le bon format pour l`enregistrement de discussions de la réunion, les motions, secondes aux motions, discussion et vote. Si possible, une copie du livre ou le site Web accessible à vous au cours de la réunion. Ce sera un atout inestimable dans le cas où les membres se tournent vers vous pour obtenir des réponses sur la bonne gouvernance, la conduite, les documents officiels et les minutes.

Formater une introduction et une structure pour vos minutes. Par exemple, indiquez la date, l`heure, les noms, le lieu et le but «agents de la réunion dans votre introduction. Les procès-verbaux doivent refléter le temps de la réunion a été appelée à l`ordre, ainsi que le temps qu`il a ajourné. Le but des réunions formelles pourrait être simplement une de rencontre mensuelle des membres cependant, si vous enregistrez les minutes pour une réunion spéciale des membres, assurer que vos minutes reflètent avec précision que ce soit une réunion que l`organisation ne mène généralement pas dans le cadre de son activité normale. De nombreuses organisations du secteur public peuvent convoquer des réunions spéciales pour discuter de questions confidentielles, telles que les questions de personnel, qui sont exemptés de certaines dispositions de la loi Sunshine un état.

Levez-vous quand le président de l`organisation ou le leader du groupe vous présente. Si vous n`êtes pas formellement présenté, présentez-vous au groupe et expliquer votre rôle en tant que secrétaire d`enregistrement ou le preneur de notes. Dites au groupe quelles sont les méthodes que vous utilisez pour capturer des discussions de réunion. De cette façon, les membres vous identifient comme la personne responsable de la création et le maintien des documents officiels de l`organisation, ce qui est particulièrement utile pour les membres qui ne vous ou ceux qui ne sont pas familiers avec l`organisation et ses pratiques connaissent pas. En outre, votre introduction sert une suggestion que les participants doivent parler de manière audible de sorte que vous pouvez effectivement exercer vos fonctions de prise de notes.

Demandez aux participants de se présenter pendant que vous notez rapidement leurs noms et où ils sont assis. De cette façon, vous ne devez pas constamment demander aux gens de répéter leurs noms lorsque vous enregistrez les mouvements, les secondes et les points de discussion. Par exemple, vous devez toujours enregistrer le nom de la personne qui fait un mouvement, la personne qui l`appuie, et la personne qui appelle le vote sur une motion. Lorsque quelqu`un appelle pour le vote, disent-ils en général, «Appel à la question." Le leader du groupe demande alors aux membres de voter. S`il y a discussion avant le vote, enregistrer les parties saillantes de la discussion et noter les objections officielles. Vos notes concernant les motions et le vote devraient également contenir les noms des ayes voix contre et abstentions.

Évitez interposant déclarations subjectives dans vos notes. Ne pas interpréter ce que signifie un haut-parleur par son ton, l`inflexion ou des indices non verbaux. Les procès-verbaux doivent être factuelle et objective - toute torsion sur les déclarations d`un participant pourrait éroder l`intégrité de vos minutes et remettre en question votre capacité à enregistrer correctement minutes. Par exemple, écrire, "John Doe a fait la motion suivante: Fermer les écoles les jours où le National Weather Service prédit plus de cinq pouces de neige pour les comtés de Jackson, Adams et Madison", pas "John Doe emphatiquement a déclaré qu`il voulait que le groupe voter sur l`opportunité de fermer les écoles sur les jours lorsque les conditions météorologiques régionales indiquent les intempéries et les routes impraticables. "

Finaliser vos minutes le plus tôt possible après l`ajournement de la réunion, tandis que les actions sont encore frais dans votre esprit. Révisez vos notes, écouter l`enregistrement de la bande et se préparer à rédiger votre version finale. Si vous avez des questions sur ce qui est arrivé au cours de la réunion, confère à un dirigeant ou un chef de file dans le groupe. Dans certains cas, vous devrez peut-être contacter la personne dont les déclarations que vous avez besoin d`éclaircissements.

Fournir le leader de votre groupe avec ce que vous proposez sont la dernière minutes- demander des commentaires, des questions ou des corrections. Lorsque vous obtenez le feu vert, préparez votre version finale et organiser les minutes pour être diffusés aux membres. Utilisez la méthode préférée de votre organisation pour distribuer des copies des procès-verbaux, que ce soit par courriel, par la poste ou en personne si vous êtes dans le même environnement de bureau avec les participants.