Comment organiser une réunion d`affaires pour les japonais

Notifier tous les participants de l`heure de début le plus tôt possible, et assurez-vous que tout le monde --- japonais et non-japonais --- comprend que la réunion commencera à ce moment. La culture japonaise accorde une grande importance sur la considération pour les autres, et la ponctualité est un signe de respect.

Choisissez un endroit calme, si possible. Beaucoup de gens parlent anglais japonais, ou ont étudié l`anglais, mais les bruits de fond, il peut être difficile de suivre les conversations. Avoir la réunion dans un endroit calme assurera un environnement d`écoute confortable.

Fournir un choix de boissons. Contrairement aux stéréotypes populaires, pas tous les Japonais boivent du thé japonais, surtout pas aux réunions d`affaires avec des personnes non-japonais. Il est préférable, si possible, de fournir aux participants un choix de café, thé, thé japonais et de l`eau.

Assurez-vous qu`il ya amplement d`espace de table pour les gens à jeter des papiers et, si elles ont besoin, un dictionnaire électronique. Encore une fois, beaucoup de gens japonais parlent anglais, mais ils voudront peut-être, de temps à autre, pour vérifier le sens des mots obscurs ou inconnus utilisés lors de la réunion.

Prévoyez du temps avant la réunion commence pour les gens d`échanger des cartes de visite et de façon informelle se présenter les uns aux autres. L`échange de cartes d`affaires est un acte important et obligatoire pour les personnes d`affaires japonais.

Signaler que la réunion commencera, permettant aux gens de s`organiser et de préparer.

Présentez les participants. Si vous effectuez la réunion en japonais, utilisez le style japonais d`introduction: organisation d`abord, le nom de famille suivi par seconde "-san." étant donné le nom de famille. Vous pouvez choisir de laisser les participants introduisent themselves- cela est parfaitement acceptable, et, le cas en anglais, la personne japonaise peut profiter le défi d`afficher leur capacité Anglais en face du groupe.

Reformuler les buts et objectifs de la réunion. Cela aurait dû être annoncé à l`avance, mais il aidera les gens si elles sont rappelé. Rester sur le sujet est un signe de considération au Japon.

Ne pas interrompre les personnes quand ils parlent. Laisser orateurs le temps de faire leur point. Au Japon, les gens ont tendance à expliquer les points en donnant des raisons d`abord, puis en indiquant le point, alors que les gens dans les cultures occidentales déclarent le premier point, puis donner les raisons. Ce style de communication différent peut être une source d`impatience de la part des Occidentaux, et est mieux gérée par ne pas interrompre.

Rester sur le sujet. Conservez tous les apartés ou anecdotes pour la fin ou la réunion.

Évitez l`utilisation de l`humour. Même si la culture japonaise est en évolution, et l`humour est assez fréquent au Japon, il est toujours préférable d`éviter l`humour dans les réunions d`affaires. Humour peut être un signe d`amitié pour les Américains, mais pour les gens d`affaires japonais, il peut être un signe d`immaturité, et court le risque de ne pas briser l`anglais- ou de la culture-barrière.

Préparez-vous à des questions directes. Le site Web "Traductions étrangères" met en garde les lecteurs que les Japonais ont tendance à être directement leurs questions lors de l`obtention de nouvelles personnes (voir référence 1). Des questions telles que "Combien d`argent faites-vous?" "Es-tu célibataire?" ou "Quel âge avez-vous?" peut se produire. Si vous n`êtes pas à l`aise de répondre à ces questions, trouver une façon polie de détourner la question et ne pas montrer infraction.