Comment organiser une réunion d`affaires

Définir un objectif de la réunion, et en faire bref et clairement. Par exemple, créer une courte liste de points de balle décrivant des objectifs précis. L`objectif de votre réunion pourrait être de communiquer des informations importantes, prendre des décisions, résoudre des problèmes ou attribuer des actions. Un objectif concis et-le-point permet à l`organisateur de la réunion de déterminer qui devrait participer à la réunion. Construire une liste d`invités en alignant chaque but avec les membres de l`équipe dont la présence permettra de réellement atteindre l`objectif.

Définir l`ordre du jour de la réunion en fonction de chaque objectif de l`objectif. Si un but est de communiquer le début d`un projet, définir l`ordre du jour qui identifie qui présentera cette information et comment l`information sera partagée, par exemple par présentation PowerPoint. Si l`objectif est d`affecter des actions, définir l`ordre du jour qui décrit comment les affectations seront faites. Chaque objectif doit avoir un ou plusieurs points de l`ordre du jour alignés directement avec elle.

Sélectionnez une date et heure de la réunion sur la base de la disponibilité du chef de réunion et les invités les plus critiques. Plus la liste des invités, plus il est difficile de trouver un jour et l`heure où tout le monde est disponible. Accepter un temps qui correspond à autant de calendriers que possible. Avant de régler l`heure, une réflexion sur les fuseaux horaires. Si certains invités participeront par téléphone ou par Internet, tenir compte de leurs heures de travail, ainsi que votre propre. Une réunion 1 p.m. en heure normale de l`Est est une réunion l`heure du déjeuner en heure normale du Centre. Cette même réunion est à 2 heures à Tokyo.

Trouver une salle de conférence qui permettra d`atteindre tous les points de l`ordre du jour. Choisissez une chambre grand ou assez petit pour tenir confortablement le nombre de personnes attendues. Une salle pouvant accueillir 40 est un mauvais choix pour une réunion avec 10 personnes. De même, vous ne voulez pas une foule serrant dans tellement serré, il est nécessaire d`apporter des chaises supplémentaires.

Si les présentations sont attendus, assurez-vous que la salle est équipée d`un projecteur. Sinon, prendre des dispositions pour mettre un projecteur avec vous - assurez-vous également que vous avez quelque chose à projeter sur, comme un écran ou un mur blanc. Ne pas oublier de tenir compte de la disponibilité d`autres accessoires, tels que les tableaux blancs avec des marqueurs effaçables à sec, tableaux à feuilles mobiles et les téléphones haut-parleur pour les participants hors site. Pour les réunions de plusieurs heures, prendre des dispositions pour la nourriture et les boissons pour que les participants restent concentrés sur le sujet plutôt que leurs estomacs.

Notifier invités des objectifs de la réunion, la date, l`heure et l`emplacement assez bien à l`avance afin qu`ils puissent se préparer correctement. Dans la plupart des cas, au moins un préavis d`une semaine est préférable. Utilisez le logiciel de calendrier de travail pour envoyer un rendez-vous de réunion à tous les invités. De nombreux programmes d`alerter les invités quelques minutes ou quelques jours avant la réunion, ou de personnaliser les alertes à vos besoins.