À quelques minutes de réunions du personnel fournissent une trace écrite des décisions prises, les questions discutées, votes prises, des missions données et d`autres questions touchant le personnel. Il est important de saisir les détails de la réunion, ainsi que l`essentiel des discussions. Vous ne devez pas enregistrer chaque mot prononcé au cours de la réunion, mais vous devriez être en mesure de fournir aux participants un compte rendu exact de la réunion.
Choses que vous devez
- la prise de notes outils
- Enregistreur
Préparez-vous à la réunion en visitant la salle pour évaluer où vous devez vous asseoir pour obtenir le meilleur point de vue et de trouver des prises électriques si vous en avez besoin. Voir minutes précédentes pour vous mettre à la vitesse sur la façon minutes ont été enregistrées dans le passé.
Obtenir une copie de l`ordre du jour pour vous aider à organiser les minutes par sujet. Obtenir une liste des participants invités et vérifier les participants en leur demandant de vous connecter comme ils entrent dans la réunion.
Notez la date et l`heure de la réunion a eu lieu. Ecrire chaque mouvement comme il a été présenté, mot pour mot. Enregistrer les votes pris et combien ont voté pour, contre et se sont abstenus. Inclure le nom de la motion-maker et qui appuie la motion.
Utilisez des puces pour mettre en évidence des sujets de discussion importants tels que les budgets, les élections ou la planification des événements d`entreprise. Remarque les avantages et les inconvénients évoqués lors de la discussion, et qui fait chaque énoncé. Enveloppez chaque sujet de discussion avec le résultat, qui sera une motion et vote, une mission de recherche sur le sujet ou une action désignée.
Écrivez les minutes dans un format clair et facile à lire pour les rendre plus faciles à suivre. Trouver des applications et des outils déjà créés pour rendre minute prise plus efficace. Ceux-ci peuvent être trouvés sur des sites tels que onenote.com si vous utilisez Windows. Consultez evernote.com pour des outils d`écriture, agreedo.com pour la prise de notes et des outils de partage de minutes, et Google docs pour répondre minutes modèles et des moyens faciles à partager les minutes.
Rédiger les minutes dès que possible après la réunion alors que les discussions sont encore frais dans votre esprit, de préférence dans les 24 heures. Ecrire à la troisième personne tout au long.
Envoyer un projet au gestionnaire ou un superviseur qui a présidé la réunion pour examen avant d`envoyer minutes au reste des participants. Effectuez les corrections et d`envoyer une copie à toutes les personnes présentes à la réunion. Joindre des documents appropriés, comme une copie d`un budget, une liste ou une liste de numéros de contact élément d`action.
